Macaw Corporate Blog

ALT=User Experience Maturity

Antoni — Thu, 24 Jun 2010 15:02:00 GMT

In het Microsoft Optimization Model voor Application Platforms ontdekte ik een Maturity Model voor User Experience (UX). Hiermee bepaalt u de ontwikkeling van UX binnen uw organisatie en zet u een roadmap uit naar een hoger niveau. Het beginpunt is het niveau waarop UX in uw organisatie zich nu bevindt en het einddoel is het niveau waarop u strategische waarde creëert en zakelijke voordelen behaalt. De voordelen zijn goede merkherkenning met positieve associaties; loyale klanten die, ook als het wat minder gaat, u niet de rug toe keren en een gecontroleerd en herhaalbaar ontwerpproces, dat leidt tot kwalitatieve en innovatieve producten die uw concurrenten het nakijken geven. Ik was benieuwd hoe de vier stadia in het Optimization Model voor User Experience in te vullen zijn voor een software onderneming.

Uw bedrijf is op het Basic UX niveau als u ongecoördineerd en ongestructureerd spaarzame UX initiatieven uitvoert. In deze adhoc aanpak wordt weinig aandacht besteed aan UX en u legt er geld op toe. U weet zelf heel goed wat gebruikers willen. Uw software werkt, maar gebruikers klagen. Training en ondersteu-
ning kosten geld. U hebt geen huisstijl en er is geen controle over het gebruik van logo en lettertypes. U hebt geen designers in dienst, programmeurs ontwerpen impliciet de User Interface (UI). Daardoor hebben applicaties geen uitgesproken uiterlijk. Ze zijn slecht herkenbaar, waardoor de UX ervan niets doet voor uw merk.

Op het Standardized UX niveau is er aandacht voor UX bij het management. Gebruikers zijn belangrijk. Uw aanpak is niet gestroomlijnd en kost nog steeds geld. Gebruikers beginnen uw merk te herkennen, maar blijven opmerkelijk stil. Dat betekent dat het goed gaat, want klachten nemen af. U hebt een visie op UX van uw software en ontwerpers voor u aan het werk. Er is een huisstijl, die richting geeft aan vormgeving. U volgt standaarden, zodat u betere kwaliteit levert. U brengt het ontwerpproces in kaart en verbetert die steeds, zodat u kwaliteit behoudt. Als geen borging plaatsvindt in de organisatie, valt u terug naar Basic niveau.

UX is op het Rationalized niveau een Business Enabler. U controleert de UX en geniet de voordelen ervan, zoals kostenbesparingen en concurrentievoordeel. Gebruikers kiezen voor uw merk, want het staat voor kwalitatieve en gebruiksvriendelijke software. Zij bevelen uw producten aan bij anderen. U hebt het User Centered Design (UCD) proces geconsolideerd, wat herhaaldelijk tot succes leidt. Er zijn huisstijlregels, die strak gehandhaafd worden. De manager van uw interne design afdeling heeft een budget, maar ook een target.

Op het Dynamic niveau is UX een Strategic Enabler. Design is onlosmakelijk verbonden met uw merk. De waarden ervan worden door iedereen herkend en gewaardeerd. Uw gestroomlijnde en herhaalbare UCD proces heeft uitstekende resultaten. Controle over UX van alle contactmomenten en kanalen, resulteert in grote loyaliteit bij uw klanten. Uw innovatieve software breekt markten open en laat uw concurrenten ver achter u.

Microsoft biedt een Self Assessment Tool met daarin drie vragen. Is het aanbieden van een eenvoudig te leren, productieve UX prioriteit in uw IT organisatie? Verzamelt u wensen en behoeftes van gebruikers in het development proces? Meet u kwaliteit en succes van uw site of applicatie? Antwoorden leiden tot de strategie richting op hogere niveaus, waar UX kostenposten in concurrentievoordelen worden omzet. Hoe ziet uw organisatie er uit als u het hoogste User Experience niveau bereikt?

ALT = "XAML in the middle"

Antoni — Thu, 24 Jun 2010 14:32:00 GMT

XAML staat voor eXtensible Application Markup Language en is een markup-taal, net als HTML. Het grote verschil is dat XAML (zeg Zammel, niet Xemmel) een programmeertaal is, omdat onder het de oppervlakte controls instantieert en waarden van attributen zet. Aan de oppervlakte is het gewoon een XML-taal met elementen in vishaken en attributen: . Dat maakt de taal goed leesbaar en schrijfbaar door mensen en ook eenvoudig te parsen en te genereren door software. Expression Blend, met een userinterface die lijkt op een tekenprogramma, is het gereedschap om te werken met XAML.

XAML is geïntroduceerd met .NET Framework 3.0 en uitgebreid in versie 3.5. Het is de opmaaktaal van Windows Presentation Foundation (WPF), voor userinterfaces van Windows-programma’s. Momenteel is WPF de belangrijkste techniek om desktopprogramma’s te maken. De tijd die genomen is om een coherent platform te bedenken en te ontwikkelen, uit zich in de krachtige functies ervan.

Silverlight, de Rich Internet Application plug-in voor alle webbrowsers op alle besturingssystemen, heeft voor een tweede, niet minder belangrijke toepassing van XAML gezorgd. De ontwikkelingen van Silverlight gaan heel snel en de nieuwe mogelijkheden hebben weerslag op WPF. Onderdelen van Silverlight zoals de Visual State Manager, waarmee eenvoudig verschillende toestanden en overgangen in userinterfacecontrols te coderen zijn, worden nu opgenomen in WPF.

Surface, de tafelcomputer van Microsoft, heeft een eigen user interface, die erop gericht is om met meerdere mensen tegelijk via een multi-touch interface applicaties te besturen. De techniek die op de achtergrond draait is WPF en XAML is de opmaaktaal die gebruikt wordt voor Surface applicaties. Surface heeft eigen programmabibliotheken voor de touch-interface en een serie specifieke controls die daarop aansluit. Hiervoor zijn nieuwe XAML elementen en attributen in het leven geroepen.

Het Windows Embedded Platform is onbekend bij consumenten en zakelijke dienstverleners, maar Silverlight kan door een fabrikant voor de interface gebruikt worden in een elektronisch apparaat. Omdat de code compact en krachtig moet zijn, is de programmeertaal erachter vervangen voor C++, maar userinterfaces kunnen met Silverlight for Windows Embedded met Expression Blend gemaakt worden. Hiermee komt XAML ook beschikbaar voor embedded user interfaces.

Recent bleek dat Silverlight de techniek is waarmee interfaces en applicaties voor de Windows Phone 7 Series (WP7), de nieuwe en frisse mobiele apparaten met Microsoft software, gemaakt kunnen worden. Hiermee ontstaat een nieuwe toepassing voor XAML, waarbij dezelfde taal, tools en techniek gebruikt worden op het kleine scherm. Een van de Hubs, die functionaliteit binnen bepaalde scenario’s verzamelen, is Marketplace, waar applicaties te koop zijn die in XAML en C# zijn geschreven.

Met het komende .NET framework 4 zullen deze toepassingen verankerd zijn in de werkwijze van ontelbare programmeurs en ontwerpers, die zich hebben toegelegd op het ontwikkelen van websites en applicaties met XAML en C#. Zij kunnen hun vaardigheden toepassen in WPF, Silverlight, Surface en Embedded en ook in de groeiende markt van applicaties voor WP7. Hiermee staat XAML in het midden van technieken die steeds meer invloed zullen hebben, zowel nu en in de toekomst.

Verandering gaat vanzelf

NielsG — Thu, 24 Jun 2010 13:55:00 GMT

Voor mij, als adviseur, is het niet altijd eenvoudig werk en privé gescheiden te houden. Dat komt niet alleen door een grote passie voor mijn werk, een gezonde ambitie of het soms tegen een deadline aan moeten werken. In een enkel geval heb ik gesprekken in huis waarbij ik het toch niet kan laten wat in mijn ‘adviseursrol’ te kruipen. Enige tijd terug had ik een gesprek met Aria, mijn 13-jarige stiefzoon. Hij is langzaam in de puberteit aan het komen en merkt zelf ook dat niet alles meer is, zoals het was. De manier waarop hij in sommige situaties reageert verbaast hem, terwijl hij het moeilijk vindt om hier adequaat iets aan te doen. Voor iedereen die zich zijn of haar pubertijd nog kan herinneren, of voor ouders met pubers, zal dit niet onbekend zijn.

Veranderingen zijn makkelijk, daar hoef je namelijk helemaal niets voor te doen. Alleen al door het feit dat het nu vijf minuten later is dan net, geeft verandering aan. Het is niet meer hetzelfde, we zijn vijf minuten ouder, ik zit niet meer in dezelfde positie en op de radio klinkt inmiddels andere muziek. Verandering gaat vanzelf en die kun je niet stoppen.

Ik kon zien dat het besef van dit concept hem wel beviel en hem tegelijkertijd ook opluchtte. Iets gebeurt en ik hoef er niets voor te doen. Het is opmerkelijk hoeveel druk soms kan ontstaan bij het besef te moeten of te willen veranderen. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor pubers, ook de meest doorgewinterde manager zal beamen dat spanningen hier een rol kunnen spelen.

Wat veranderingen moeilijk maakt, is het sturen van de juiste veranderingen. Oftewel, het bewust zijn van veranderingen en hier effectief en efficiënt op reageren. Veel mensen (hier vallen pubers ook gewoon onder) zijn geïntimideerd door verandering, vanwege een overdreven beeld van de impact die verandering heeft. Ik heb het volgende voorbeeld gebruikt om duidelijk te maken dat veranderen vaak minder ingrijpend is dan het lijkt.

Stel, ik zit achter het stuur van mijn auto en ik rijd van A naar B. Op mijn gemak tuf ik door het landschap, raampje open, elleboog op het portier. Opeens belt Aria mij redelijk gespannen op en zegt: “Je gaat de verkeerde kant op! Doe iets”. Ik schrik, stop en denk even na over wat hij heeft gezegd. Ik draai mijn auto om en rijd terug. Het is een wat eenvoudig voorbeeld, maar het beschrijft een basisgevoel en een actie die men veronderstelt te moeten nemen.

Bij veranderingen in de professionele werkomgeving gebeurt vaak hetzelfde. Alleen het idee dat er ‘iets’ moet veranderen veroorzaakt automatisch weerstand. Soms zelfs zonder verdere inhoudelijke kennis over de komende verandering. Verandering is namelijk eng.

Stel, ik zit achter het stuur van mijn auto en ik rijd van A naar B. Op mijn gemak tuf ik door het landschap, raampje open, elleboog op het portier. Opeens belt Aria mij redelijk gespannen op en zegt: “Je gaat de verkeerde kant op! Doe iets”. Ik bedank hem voor de waarschuwing en draai mijn stuur licht naar rechts. Ontspannen tuf ik verder. Hoewel hier eigenlijk exact hetzelfde gebeurt, namelijk het veranderen van richting, kost het mij aanzienlijk minder moeite om deze verandering in te zetten.

Het besef dat ook een kleine verandering al verandering is, zorgt zelfs voor nog meer rust en kost uiteindelijk veel minder moeite. En vele kleine veranderingen worden uiteindelijk ook een grote verandering.

Verandering kost dus eigenlijk geen moeite, dat gaat vanzelf. Verandering hoeft niet altijd hetzelfde te zijn als precies de andere kant op.

Dus verandering hoeft helemaal niet moeilijk of eng te zijn.

Macaw uitgeroepen tot Microsoft’s Web Development Partner of the Year

Rachelle — Wed, 23 Jun 2010 13:08:00 GMT

Microsoft Corp. heeft Macaw uitgeroepen tot Web Development Partner of the Year. Uit bijna 3000 inzendingen voor de World Wide Partner Conference Awards 2010 is Macaw geselecteerd in the categorie Custom Development Solutions voor de ontwikkeling van de Yindo online bibliotheek en boekwinkel. Met de Awards beloont Microsoft de inzet van partners voor de beste toepassing van en aanpassingen op innovatieve Microsoft-technologie. Voor de bouw van Yindo heeft Macaw gebruik gemaakt van de Microsoft Expression Studio 3 suite, Visual Studio 2008, Silverlight 2.0, Deep Zoom, ASP.NET, Javascript, C# en .NET.

Yindo is een publishing platform dat een online distributiemodel combineert met een traditionele webshop. Het biedt consumenten een platform om reguliere boeken, printing on demand-uitgaven en e-boeken aan te schaffen en om Yindo-boeken te lenen. Het biedt uitgevers een platform om boeken, POD-uitgaven en e-boeken te verkopen (reguliere webwinkelfunctie), boeken zoals Yindo-boek te leen en te koop aan te bieden en de verkoop van boeken in de eigen website te integreren. Klanten kunnen vanaf elke computer met internettoegang boeken lezen, bladwijzers toevoegen, pagina's afdrukken en zoeken in de volledige tekst van het boek. Oorspronkelijk waren alle boeken op Yindo afkomstig van Van Duuren Media, de opdrachtgever voor dit project. Maar tegenwoordig nodigt Van Duuren ook andere uitgevers uit om via Yindo hun boeken te publiceren. Macaw leverde het ontwerp voor de site en drie interactieve onderdelen: de Shop, een ‘boekenplankje’ en de Deep Zoom Reader, die zorgt voor het weergeven van de cover en een beperkt aantal pagina’s (in hoge resolutie) om in te kijken. Geleende en gekochte boeken komen op een persoonlijke ‘boekenplank’ te staan die altijd volledig via het web toegankelijk is.

“Yindo is een mooi voorbeeld van hoe een innovatieve techniek zoals Silverlight toegepast kan worden in een praktijksituatie. Nu Silverlight in Nederland een marktaandeel heeft van 75 procent komt er steeds meer aandacht voor de technische toepassing van Silverlight. De oplossing die we voor Yindo hebben gebouwd past helemaal in de visie en strategie van Microsoft en hiervoor zijn we nu beloond”, zegt Patrick van Aalst, algemeen directeur van Macaw.

Macaw heeft de manier van navigeren in de shop bedacht. Deze wordt het Power of 10 interactiepatroon genoemd, omdat er een boek in het midden, tien eromheen en honderd op de achtergrond staan. Voor de selectie van deze boeken zijn uitgebreide databasequery’s ontwikkeld, die de intelligentie achter het aanbieden van relateerde en relevante boeken bevatten. Daarnaast heeft Macaw de gebruikersinterface op basis van Microsoft Silverlight geïmplementeerd. Silverlight is een browser plug-in, waarmee browser- en platformonafhankelijk dynamische Rich Internet Applicaties getoond worden. Macaw zorgde voor een webservice die naast het tonen van opgevraagde pagina’s, ook bij elke pagina controleert of de ontvanger nog steeds een ingelogde gebruiker is.

Voor het afbeelden van de boeken heeft Macaw de Deep Zoom-technologie van Microsoft toegepast. Deep Zoom is een techniek, waarbij op afbeeldingen van hoge resolutie of samengestelde afbeeldingen eindeloos kan worden ingezoomd zonder prestatie- en kwaliteitsverlies. De Deep Zoom-afbeeldingen van de boeken worden met een aparte service aangeleverd, waarmee ook de beveiliging van de content (tekst en beeld) is gewaarborgd. Voor het omzetten van de digitaal opgemaakte boeken naar Deep Zoom heeft Macaw een applicatie gebouwd. Met deze applicatie kan Yindo nieuwe boeken online zetten.

++++

Meer weten over Macaw en Yindo? Ga naar www.macaw.nl.

Voorsprong van techniek

NielsG — Fri, 18 Jun 2010 08:19:00 GMT

Eén van de grote Duitse automerken heeft als slogan de tekst: ‘Voorsprong door techniek’. Het behoeft geen uitleg dat men hier doelt op vooruitstrevende en innovatieve technische ontwikkelingen en toepassingen in personenauto’s waardoor een voorsprong wordt behaald. Ten opzichte van wie en wat, blijft nog even onduidelijk.

De gedachte dat er voordeel zit in het inzetten van nieuwe technische of technologische instrumenten is niets nieuws en is in veel ITorganisaties en afdelingen een sterke drijfveer om te blijven ontwikkelen. Het is zelfs zo dat er in de afgelopen twintig tot dertig jaar meer ontdekkingen en ontwikkelingen hebben plaatsgevonden dan in alle voorgaande jaren bij elkaar.

Kijken we in wat meer detail naar de bewegingen van de afgelopen jaren dan is er iets opmerkelijks aan de hand. Daar waar in het verleden zaken gewoonweg mogelijk werden gemaakt, wordt er nu steeds meer stilgestaan bij zaken op een logische manier mogelijk maken. Een beweging die door onder andere Microsoft sterk wordt ondersteund met concepten als Impact 2.0, het Nieuwe Werken en de nieuwe Office-gerelateerde producten. Het lijkt erop dat er steeds meer beperkingen worden weggenomen om technologie op een natuurlijk manier in te zetten.

Investeren in technologie borgt continuïteit en levert instrumenten die ervoor zorgen dat informatiewerkers op een meer natuurlijke wijze hun werkzaamheden kunnen verrichten en hierdoor ook een hoger rendement generen. Dit is vooral interessant aangezien de medewerkers zelf vaak de grootste kostenpost zijn op de begroting. Het is toch prettig om hier ook het optimale uit te kunnen halen. Nog even los van het plezier dat medewerkers hebben van een werkomgeving die past bij hun eigen manier van werken en ze in staat stelt het werk en privé leven op een passende manier dichter bij elkaar te brengen.

In de praktijk is voorsprong willen behalen door middel van techniek, een vlijmscherp zwaard en snijdt men maar al te vaak niet alleen in de kosten, maar ook in de eigen vingers. Informatiesystemen, waaronder de besturingssystemen zoals Windows, zijn lange tijd verre van gebruikersvriendelijk geweest. Dit beperkt zich niet tot de gebruikersinterface, maar speelt zich juist op een dieper niveau af.

Een voorbeeld. Een grafische interface zoals Windows om met documenten om te gaan werkt natuurlijk beter dan bijvoorbeeld DOS. Het opslaan van documenten is op zich nog wel redelijk op een logische wijze te doen door de eindgebruiker. Maar het terugvinden van de informatie in het document door anderen is maar op één manier mogelijk, namelijk op basis van de folderstructuur. Mensen hebben echter van nature een heel andere manier van zoeken en gebruiken verschillende referentiepunten en criteria om te vinden wat ze zoeken. We hebben leren accepteren dat het voor informatiesystemen niet anders moet, sterker nog, niet anders kan. We noemen dit ook wel conditioneren: aanleren door herhaling.

Het gevolg hiervan is dat het nu moeite kost om weer te leren werken op een meer natuurlijke wijze. Ook dit kost tijd en goede begeleiding. Doordat de ontwikkelingen elkaar razendsnel opvolgen, dreigt er een kloof te ontstaan tussen de instrumenten die we tot beschikking hebben en het vermogen om deze ook in te zetten. Voorop staat dat voorsprong door techniek behaald kan worden, met als kleine nuance dat het niet zozeer de technologie zelf is, maar het correct inzetten van de technologie die de voorsprong bepaalt. En het juist inzetten van de technologie is weer afhankelijk van de mate waarin de gebruikers vinden dat deze inzetbaar is.

Om even samen te vatten: het is mooi om allerlei technologische middelen te hebben, maar als ze niet of niet goed gebruikt worden heb je er niet zo veel aan.

Het is dus de kunst om als organisatie de balans te vinden en de juiste spanning aan te brengen tussen de groeiende technologische mogelijkheden en de inzetbaarheid hiervan in de eigen organisatie. Fora op een intranet zijn geweldige instrumenten om openlijk discussies te voeren en om kennis te delen. Als de medewerkers echter niet bereid zijn kennis te delen, zal het succes van een forum slechts marginaal zijn. Instant messaging kan een dagelijkse informatiestroom enorm versnellen, maar als de gedachte heerst dat medewerkers na de introductie de hele dag alleen maar chatten is, het nog maar de vraag of instant messaging ooit geïmplementeerd zal worden.

Ook zijn de onderling verschillende behoeften van medewerkers een extra complicerende factor. Want waar houden we aansluiting met de technisch minder ervaren medewerkers en zorgen we voor voldoende instrumenten voor de meer vooruitstrevende medewerkers? Ook de manier waarop wordt omgegaan met de scheiding tussen werk en privé speelt hierin een belangrijke rol. Medewerkers die thuiswerken hebben andere behoeften dan medewerkers die fysiek in het kantoor aanwezig zijn. Het signaleren van de verschillende soorten gebruikers helpt vaak bij het correct inzetten van ondersteunende technologie.

Zoals al eerder is geconstateerd, spelen vele factoren een rol en zullen ook vele partijen moeten worden betrokken bij het bespreken van deze problematiek. Als een deel van de medewerkers het werk ziet als ‘tijd van de dag dat je met oude technologie werkt’, omdat thuis makkelijker, beter en vooral sneller gewerkt kan worden met informatie, en een ander deel werken meer ervaart in de traditionele zin, kan er wel eens een onwenselijke situatie ontstaan. De wisselwerking die ervoor zorgt dat de behoefte van de organisatie wordt ingevuld met de juiste instrumenten en die het mogelijk maakt om behoeften te creëren door het introduceren van nieuwe technieken, zal duidelijk een actieve dialoog moeten zijn in de gehele organisatie.

Traditioneel zijn er legio IT-afdelingen die te kampen hebben met vooroordelen en een verkeerd beeld van hun rol binnen de eigen organisatie. De tegenbeweging is het overdadig nemen van verantwoordelijkheden om vooral niet helemaal in de vergetelheid te raken. En ook hier kan te ver in worden doorgeschoten en neemt de slagkracht van de organisatie uiteindelijk af doordat beslissingen en verantwoordelijkheden niet juist belegd zijn. Aan de andere kant zal de organisatie zich ervan bewust moeten worden dat IT niet meer alleen een kostenpost is die zaken levert (delivery), maar ook veel meer de plaats van technologieadviseur zal moeten innemen. Een strategische partner binnen de organisatie om organisatorische vraagstukken mede te helpen oplossen. Natuurlijk wel door het inzetten van IT, omdat dat immers het vakgebied is. En om goed te worden ingezet, vragen moderne middelen om moderne organisaties.

De dialoog tussen de business en IT, die in sommige organisatie bijna niet-bestaat, zal vanuit het hoger management moeten worden gestimuleerd. Dat zal mandaat moeten geven voor de rol, de positie en de verantwoordelijkheden van de gesprekspartners en hier ook op toezien. De IT-afdeling zal op de hoogte zijn van de technologische mogelijkheden om eventuele behoeften in te vullen. En de business? Die is op zoek naar mogelijke technologische instrumenten om in de actuele en mogelijk toekomstige behoeften te voorzien. Vanuit elkaars expertise is het niet anders mogelijk dan de dialoog aan te gaan. De IT-organisatie zal moeten uitgroeien tot een strategisch adviseur en uitvoerder op het gebied van de informatievoorziening. We zijn het hier in theorie al jaren over eens, het is tijd om het ook in de praktijk te gaan brengen.

Een andere belangrijke voorwaarde voor het adequaat aansluiten van mens en middelen is het nemen van verantwoordelijkheden. En dan met name door die afdelingen die de verantwoordelijkheid ook moeten dragen. In de praktijk blijkt dat veel medewerkers of afdelingen bepaalde activiteiten ‘erbij’ doen. Soms is dat gewoon makkelijker en soms is het goed voor de zichtbaarheid van de eigen afdeling. Welke argumenten er ook mogen zijn, diegene die op papier verantwoordelijk is, moet die verantwoordelijkheid in de praktijk ook nemen. Kan dit niet? Dan zal het papier moeten worden herschreven. Toegegeven, het klinkt heel statisch en bureaucratisch, maar anders zorgt dit in de praktijk voor veel onderlinge spanningen en verwijten als het niet goed gaat. Een bijkomend risico is dat behoeften niet of nauwelijks worden gesignaleerd. Activiteiten worden uitgevoerd door de partij die er het handigst in is, niet de partij die het zou moeten doen.

Tot slot zal een gedegen vertegenwoordiging van de arbeidsbevolking zich als derde partij in deze discussie bevinden. Het gaat hier specifiek om de eindgebruikersvertegenwoordiging. De balancerende factor: alle partijen hebben evenveel invloed en evenveel zeggenschap, maar wel vanuit hun eigen expertisegebied.

Bij een continu gevoerde discussie blijven alle partijen betrokken en kan er worden ingespeeld op wisselende omgevingsfactoren. Er zijn ijk- en herijkmomenten om te voorkomen dat eindgebruikers afhaken of minder goed worden bediend. Het inzetten van technologie is niet bedoeld om het werkproces van 25% van de organisatie te frustreren, maar liever om 25% van de organisatie efficiënter te laten werken.

Het gevaar van kloofvorming tussen de gebruikers en de middelen door technologische innovatie is een reëel risico waar dagelijks veel organisaties mee te maken krijgen. Het volledig dichten van de kloof is ondenkbaar enonwenselijk, enige spanning zal de organisatie nodig hebben om te ontwikkelen langs beide zijden. Het luisteren naar de eindgebruikers is hierbij van minstens even groot belang als het luisteren naar de voortdurende ontwikkelingen op technologisch vlak.

In de praktijk blijkt dat het succesvol laten zijn van technologische groei en het behalen van technologische voorsprong vooral afhankelijk is van de inzetbaarheid hiervan door de gebruikers.

Voorsprong door techniek: alleen mogelijk gemaakt door de mens.

ALT = "The User Proxy"

Antoni — Wed, 16 Jun 2010 11:14:00 GMT

Agile software-ontwikkelmethodieken hebben een concept dat User Stories heet. Dit is een requirement of feature van het systeem dat iets oplevert voor de gebruiker. Maar waar is de gebruiker in dit proces?

Het meeste contact met fysiek aanwezige gebruikers was bij de ontwikkeling van projecten voor NedTrain, Cobra Personeelssystemen en voor Macaw zelf (de Macaw XP internet site). In die periode was Usability nog het buzzword. In onze usabilitytests confronteerde we eindgebruikers aan het einde van het proces met wat we gemaakt hadden en haalde zo de scherpe randjes er af. In recente projecten die via SCRUM uitgevoerd werden, zag ik een grote rol voor SCRUM-masters weggelegd, maar echte eindgebruikers waren nergens te bekennen.

Volgens het boek “User Stories Applied” van Mike Cohn moet 1x per maand overleg met echte gebruikers plaatsvinden. Maar in dat zelfde boek staat dat het team ook een brainstorm sessie kan houden om User Stories te verzamelen:

“By now the team might have spent an hour (...) and they will have put more thought into the users of their software than probably 99% of all software teams.”

Minder dan 1% van de software-ontwikkelteams maakt dus gebruik van meer dan een brainstormsessie om de gebruikers van het systeem te leren kennen. Dat komt wel ongeveer overeen met mijn ervaringen.

In agile methodieken is het de bedoeling dat gebruikers er vanaf het begin tot het einde bij betrokken zijn. En dat is een goede zaak, want alleen zo kunnen de mening, ervaring en kennis van een gebruiker daadwerkelijk in het product terecht komen. Verschillende typen gebruikers krijgen in het Customer Team een representatie. Dit team hoort te bestaan uit de productmanager, testers, interactieontwerpers en echte gebruikers. Maar hier ontstaat wat verwarring: richten we ons op de gebruiker of op degene die de software aankoopt? Wie is eigenlijk belangrijker: de Product Owner of de Customer? Vaak wordt de rol van de User overgenomen door iemand anders in het Customer Team. Dat is de User Proxy.

Mike Cohn komt met verschillende mogelijkheden om de User Proxy in te vullen:

Bij interne projecten de manager van de gebruiker, maar deze gebruikt de software niet op dezelfde manier.
Een development manager, maar die heeft andere belangen die conflicteren met de belangen van de gebruiker.
Consultants en vertegenwoordigers spreken vaak rechtstreeks met klanten, maar kennen niet het hele verhaal dat gebruikers kennen.
Domain experts zijn een geweldige bron van informatie, maar hoeven nog niet de software zelf te gebruiken.
Marketeers weten alles van markten, maar minder van gebruikers.
Inkopers kopen de software in, maar kijken naar heel andere eigenschappen van software dan echte gebruikers.
Trainers en supportmedewerkers praten met gebruikers, maar zullen de nadruk leggen op verkeerde features.
Business analisten praten niet altijd met echte gebruikers en hebben voor in het proces veel tijd nodig.
Voormalige gebruikers hebben ervaring die meestal is verouderd en niet meer aansluit op wat er nu gebouwd moet worden.

Kortom, aan alle User Proxies kleeft wel een nadeel. Kan je als developer niet gewoon zelf User Proxy zijn? Mike Cohn zegt hierover:

"While each type of user proxy has some type of shortcoming that makes her less desirable than a real user, most developers come with even more shortcomings for pretending to be a real user."

De vraag is dus: Hoe kom je aan gebruikers?

In een zakelijke omgeving leiden rollen en functies tot mensen, die via de organisatie gemakkelijk benaderbaar zijn.
Als je met stakeholders praat, kan je leren welke gebruikers representatief zijn en die rechtstreeks benaderen.
Buiten een organisatie kan je marketing, consultants en buitendienstmedewerkers vragen of ze mensen kennen die willen meewerken.
Je kunt vrijwilligers vragen via een nieuwsbrief, website of helpdesk van de klant.
Je kunt bedrijven in de arm nemen die mensen voor je gaan inhuren. Hiervoor moet je een profiel opstellen.

Het is gebruikelijk om gebruikers een incentive te geven om ze te bedanken en te belonen voor hun medewerking, want echte gebruikers leveren een echte bijdrage aan de ontwikkeling van software.

En ook Mike Cohn weet het:

"...a real user beats a proxy any time."

SharePoint 2007 upgraden naar SharePoint 2010 (1) - de voorbereidingen

Mirjam — Mon, 14 Jun 2010 14:27:00 GMT

Nu SharePoint 2010 officieel uit is zullen veel bedrijven met een SharePoint 2007 implementatie besluiten om over te stappen op SharePoint 2010, omdat SharePoint 2010 een aantal belangrijke verbeteringen en zeer interessante nieuwe features bevat. Voordat daadwerkelijk begonnen kan worden aan de upgrade zullen echter een aantal belangrijke vragen beantwoord moeten worden en zal er heel veel gepland en getest moeten worden.

Allereerst moet bepaald worden hoe er het beste geüpgrade kan worden. Er zijn grofweg drie keuzes:

Een in-place upgrade
Een database attach upgrade
Een migratie van (een deel) de huidige content naar een nieuwe omgeving

De eerste twee aanpakken maken gebruik van de upgrade features van SharePoint, bij de derde aanpak zal een nieuwe omgeving ingericht worden en zal de nog relevante content met hand of met behulp van een tool overgezet worden van de oude naar de nieuwe omgeving.

Onderstaande tabel geeft een korte omschrijving en de voor- en nadelen van elke upgrade methode weer.

Aanpak	Omschrijving	Pros	Cons
In-place upgrade	Je kunt SharePoint 2010 installeren op dezelfde hardware als waar de huidige SharePoint 2007 omgeving op draait. Vervolgens kun je in één keer de content en de settings in de farm upgraden. Omdat bij een in-place upgrade SharePoint 2010 op dezelfde hardware geïnstalleerd wordt als waar de SharePoint 2007 farm op draait moet de hardware voldoen aan de minimale eisen die SharePoint 2010 aan de hardware stelt.	Farm brede settings worden bewaard en geüpgrade. Maatwerk oplossingen zijn beschikbaar in de omgeving na de upgrade, hoewel er misschien wel handmatige stappen nodig zijn om deze volledig te upgraden.	De SharePoint omgeving is offline tijdens de upgrade. De upgrade zal in één keer uitgevoerd worden. Er moet dus genoeg tijd gereserveerd worden om alle content in één keer, achter elkaar te kunnen upgraden.
Database attach upgrade	SharePoint 2010 wordt geïnstalleerd in een nieuwe farm, op nieuwe hardware. Databases worden geüpgrade door deze naar de nieuwe farm te verplaatsen. De databases kunnen in meer dan één volgorde en met meer dan één tegelijk geüpgrade worden. Terwijl een database geüpgrade wordt is de content in de database niet beschikbaar voor eindgebruikers.	Je kunt meerdere content databases tegelijkertijd upgraden, waardoor de totale upgrade in minder tijd uitgevoerd kan worden dan bij een in-place upgrade. Je kunt de database attach upgrade ook gebruiken om meerdere farms samen te voegen in één nieuwe farm, of om één farm op te splitsen in meerdere nieuwe farms.	De server en farm level settings worden niet geüpgrade. Settings uit de oude farm die bewaard moeten worden moeten handmatig overgezet worden naar de nieuwe farm. Maatwerk oplossingen uit de oude farm moeten op de nieuwe farm uitgerold worden. Eventueel moeten maatwerk oplossingen eerst geschikt gemaakt worden voor SharePoint 2010.
Content migratie	SharePoint 2010 wordt geïnstalleerd in een nieuwe farm, op nieuwe hardware. Er moet worden geïdentificeerd welke data uit de oude farm overgezet moet worden naar de nieuwe farm. De data wordt overgezet met behulp van een maatwerk oplossing, of een third party tool zoals Metalogix.	De SharePoint 2010 omgeving wordt helemaal opnieuw opgezet en ingericht. Dit is het ideale moment om een wijziging in de structuur van de omgeving aan te brengen en om oude content te verwijderen. Indien de SharePoint 2007 omgeving erg veel aanpassingen en maatwerk bevat zou deze oplossing de enige werkbare kunnen zijn.	Er kan geen gebruik gemaakt worden van de standaard upgrade tools van Microsoft. Deze vorm van upgraden zal daarom meer handwerk en meer testen vereisen.

Kort samengevat:

Een in-place upgrade is vooral geschikt voor omgevingen die niet te groot zijn, die niet teveel maatwerk bevatten en waarvan de hardware voldoet aan de eisen die er door SharePoint 2010 aan gesteld worden.
Een database attach upgrade is erg geschikt voor grote omgevingen met veel data, waarbij na de migratie niet al teveel aan de structuur gewijzigd hoeft te worden.
Content migratie is de juiste aanpak als de oude omgeving erg veel maatwerk bevat dat niet allemaal mee genomen hoeft te worden naar de nieuwe omgeving, als de oude omgeving erg veel data bevat die niet meer nodig is, of als de structuur van de omgeving aangepast moet worden.

Nadat de keuze voor de upgrade aanpak gemaakt is en de juiste hardware is aangeschaft kan er begonnen worden met voorbereiden en testen op de SharePoint 2007 omgeving.

Indien voor een in-place of database attach upgrade gekozen is zal de eerste stap zijn om ervoor te zorgen dat de SharePoint 2007 omgeving up-to-date is. Het is in elk geval aan te raden om de SharePoint updates tot en met de October Cumulative Update te installeren. In deze update zitten de laatste extra checks en commando's voor de pre-upgrade checker.
Hierna kan op de SharePoint 2007 omgeving het PreUpgradeCheck STSADM commando gerund worden. Deze tool moet op elke SharePoint server in de farm gerund worden. De omgeving wordt helemaal nagelopen en er wordt een rapport gegenereerd met daarin onder andere de volgende informatie:
- Een lijst van alle servers en componenten in de farm en informatie over of deze aan de eisen voor een upgrade voldoen.
- Een overzicht van alle site definitions, site templates, features en language packs die in de farm geïnstalleerd zijn. Dit is belangrijke om te weten, omdat alle elementen die daadwerkelijk gebruikt worden in de omgeving ook in de nieuwe SharePoint 2010 omgeving beschikbaar zullen moeten zijn.
- Een rapport dat aangeeft of er niet ondersteunde wijzigingen gemaakt zijn aan de SharePoint omgeving. Als dit zo is zullen deze eerst ongedaan gemaakt moeten worden voordat de omgeving geüpgrade kan worden.
- Een lijst met alle orphaned sites en lijsten in de farm. Deze objecten zijn al niet meer te benaderen en gebruiken in de SharePoint 2007 farm en moeten verwijderd worden voor de upgrade.
Een ander STSADM commando dat kan helpen bij het identificeren van potentiele problemen is het EnumAllWebs commando. Dit commando wordt per content database uitgevoerd en maakt een gedetailleerd verslag van alle sites en site collections in de database. Bij het EnumAllWebs commando kunnen de volgende parameters meegegeven worden IncludeFeatures, IncludeSetupFiles, IncludeWebPart, IncludeEventReceivers, IncludeCustomListView. Het beste kun je al deze parameters meegeven bij het runnen van EnumAllWebs, omdat je dan een zo compleet mogelijk beeld van de omgeving krijgt.

Als alle informatie over de SharePoint 2007 omgeving verzameld is en alle meldingen uit de PreUpgradeCheck en de EnumAllWebs rapporten opgelost zijn is het tijd om met SharePoint 2010 aan de slag te gaan. Bij een in-place upgrade wordt de SharePoint 2010 installatie op dezelfde hardware gedaan als waar de SharePoint 2007 omgeving op draaide. De eerste server die geïnstalleerd en geüpgrade moet worden is de server waar de Central Administration site op draait.

Bij een database attach upgrade wordt er eerst een nieuwe SharePoint 2010 omgeving ingericht. De content databases van de SharePoint 2007 omgeving worden gebackuped. Vervolgens worden deze gerestored op de SQL Server van de SharePoint 2010 omgeving. Op alle SharePoint servers in de 2010 omgeving kan vervolgens het PowerShell commando (cmdlet) Test-SPContentDatabase gerund worden. Het runnen van het Test-SPContentDatabase cmdlet genereert een rapport waarin staat of er, indien de sites in de content database op de huidige server zouden draaien, fouten zullen optreden. Denk hierbij aan site definities of features die niet op de server geïnstalleerd zijn. Dit is ook de reden dat het cmdlet op elke server gerund moet worden. Op deze manier wordt duidelijk als een site defintie of een feature op de ene server wel, maar op de andere server niet goed geïnstalleerd is.

Meer over de volgende stappen, het testen en het uitvoeren van de daadwerkelijke upgrade in deel twee van deze serie, dat binnenkort verschijnt:
SharePoint 2007 upgraden naar SharePoint 2010 (2) - testen en upgraden

Macaw gaat naar de SharePoint Best Practices Conference in Washington

Mirjam — Tue, 08 Jun 2010 09:32:00 GMT

Macaw is dit jaar, net als vorig jaar goed vertegenwoordigd op de Best Practices Conference van 24 tot en met 27 augustus in Washington. SharePoint specialisten van Macaw zullen in Washington zowel kennis opdoen als uitdragen over de eerste best practices voor SharePoint 2010.

De Best Practices Conference onderscheidt zich van andere conferenties door veel aandacht te besteden aan de functionele kant van SharePoint. Getuige ook een quote van een Macawer over de Best Practices Conference:

"De Best Practices Conference was een eye-opener voor me. Het was de eerste conferentie die de focus legde op de functionele en organisatorische succesfactoren van een SharePoint implementatie."

Mirjam van Olst zal op de best practices conference meewerken aan de keynote, samen met vijf andere Microsoft Certified Masters. Daarnaast zal zij twee presentaties geven:

Scaling SharePoint from small libraries to massive distributed archives
This session will dive into the new features in SharePoint 2010 around libraries and lists, document management and records management. The session will start with improvements to small libraries and lists, move on to medium sized libraries and how to navigate through them, dive into large repositories and how some of the new features in SharePoint 2010 can prevent end users from hitting your environment too hard and finally the session will demonstrate how to use the new SharePoint 2010 features to create a massive, but still scalable, distributed archive.
SharePoint 2010 Developer's Mythbusters
This session will talk about common misconceptions on developing custom solutions for SharePoint. The session will provide best practices, point out gotchas and dive into some IT Pro stuff a developer has to know about in order to be able to build solid SharePoint solutions.

Ook zal Mirjam deel uitmaken van het Ask the Experts SharePoint Administration Panel.

De StAB kiest voor Microsoft SharePoint 2010 en Macaw

Annemarie — Wed, 03 Mar 2010 09:39:00 GMT

De Stichting Advisering Bestuursrechtspraak voor Milieu en Ruimtelijke Ordening, kortweg StAB, is een onpartijdige deskundige, die de bestuursrechter desgevraagd adviseert over geschillen op het gebied van het fysieke leefmilieu. De organisatie moet inspelen op veranderende wetgeving, toegenomen tijdsdruk en complexere juridische procedures die meer kennis vragen. De organisatie ging op zoek naar een nieuw IT-systeem om deze veranderingen te ondersteunen en kwam uit bij Microsoft SharePoint 2010.

Voor de implementatie van Microsoft SharePoint 2010 heeft de StAB gekozen voor Microsoft-specialist en IT-dienstverlener Macaw. Roel Booden, Hoofd Stafbureau van de StAB: "Een jaar geleden hebben we een aantal softwarehuizen gevraagd om een voorstel te doen voor een nieuw systeem. Bijna allemaal hadden ze hun voorstel gebaseerd op Microsoft SharePoint. In 2001 hadden we al eens gekeken naar SharePoint en die software voldeed toen niet aan onze wensen, met name op het gebied van documentbeheer. Het voorstel van Macaw sloot het beste aan bij onze wensen en gaf ons het vertrouwen dat het met SharePoint 2010 nu wél gaat lukken. Dit en de eerdere ervaringen die we hadden met Macaw, heeft ons doen besluiten om met hen verder te gaan."

De StAB geeft onpartijdig en onafhankelijk advies aan bestuursrechters en de Raad van State over omgevingsrecht (milieu en ruimtelijke ordening). De adviseurs van de StAB verrichten onderzoek en stellen op grond hiervan de verslagen op. Het onderzoek beslaat dossieronderzoek, locatie onderzoek en gesprekken met alle partijen die bij het geschil zijn betrokken. De adviesorganisatie bestrijkt zo een breed scala aan onderwerpen, die veel diverse kennis vergen. De organisatie werkt met vijf adviesteams, ingedeeld op basis van kennisgebieden.

Booden: "De omgeving van de StAB verandert. Nieuwe wetgeving zorgt ervoor dat de Rechtbanken zich gaan buigen over bestuurlijke geschillen op het gebied van het omgevingsrecht. De StAB heeft de organisatie daarop aangepast. Verder is het zo dat de zaken steeds groter worden en dat partijen ook mondiger zijn geworden, waardoor de zaken moeilijker zijn geworden. Hierdoor is de druk groot om adviezen van hoge kwaliteit binnen de gestelde tijd naar de opdrachtgever te sturen. De StAB verwacht dat SharePoint 2010 hierbij een belangrijk hulpmiddel kan zijn, om zo kennisbeheer optimaal te combineren met de bedrijfsvoering."

Dirk Zekveld, Solution Center Manager van Macaw: "Wij kenden de StAB organisatie al langer en toen wij kennis maakten met SharePoint 2010, zagen we dat de mogelijkheden die deze nieuwe versie te bieden heeft, zeer goed aansluiten op de manier waarop de StAB organisatie nu wil gaan werken en dat hebben we direct laten weten. Met name het dossiermatige karakter van de processen binnen de StAB vindt een directe match met de nieuwe Enterprise Content Management (ECM) functies van SharePoint 2010. Zo gaat Macaw één omgeving maken waarin zowel de dynamische (actieve) als de statische (gearchiveerde) dossiers een plek hebben. Met de bètaversie die nu beschikbaar is, hebben we deze mogelijkheden ook kunnen demonstreren bij de StAB."

Macaw kijkt nu naar manieren om SharePoint 2010 optimaal te laten aansluiten op de dagelijkse werkzaamheden van de StAB medewerkers. Daarna gaat Macaw samen met de StAB een proof of concept ontwikkelen. In de tweede helft van dit jaar volgt de uiteindelijke implementatie met de definitieve versie van SharePoint 2010. Daarbij hanteert Macaw ook een nieuwe vorm van implementeren - Impact 2.0 - die niet product georiënteerd is, maar volledig uitgaat van de invoering van het nieuwe werken.

+++++

Lees hier ook het interview 'Platform voor kennisdeling, adviesbureau StAB integreert dossiers met voortgangsbewaking' met Roel Booden van de StAB en Dirk Zekveld van Macaw in de Automatiserings Gids.

Macaw partner van Metalogix

Annemarie — Thu, 04 Feb 2010 15:56:26 GMT

Migratie oplossingen voor Microsoft SharePoint omgevingen

Macaw is preferred partner in Nederland van het Canadese bedrijf Metalogix. Metalogix, opgericht in 2001, is gespecialiseerd in migratie- en archiveringsoplossingen op het SharePoint platform.

Door de samenwerking met Metalogix heeft Macaw een krachtige tool in handen die organisaties ondersteunt in hun migratie trajecten. Zeker voor organisaties die overwegen over te stappen naar het SharePoint 2010 platform, maar op zien tegen een langdurig migratie traject, kan de SharePoint Site Migratie Manager uitkomst bieden. Met deze tool kunnen organisaties relatief snel en eenvoudig een migratie traject opzetten en uitvoeren zonder dat er data verloren gaat of verkeerd wordt gemigreerd. Ten opzichte van handmatige migratie trajecten wordt met een minimale inzet bespaard in tijd en geld.

Wat ben je nou aan het doen?

NielsG — Wed, 20 Jan 2010 12:51:00 GMT

Opinierend stuk over hoe een open keuken de bank kan redden.

Enkele maanden geleden was het in het West-Friese Wognum even stil. Het bleek het geluid van een instortend imperium, namelijk dat van Dirk Scheringa. Na een oproep van Pieter Lakeman in het KRO-programma ‘Goedemorgen Nederland’, gaat het (ver)snel(d) de verkeerde kant op.

Kan zo’n oproep een bank vellen? Onwaarschijnlijk, maar wat het wel kan doen, is het gevoel van wantrouwen versterken. Een ondoorzichtige organisatie waarover doorlopend negatieve berichten naar buiten komen en zelfs de eigen klanten zich verenigen in stichtingen als ‘Hypotheekleed’, is zeer gevoelig voor dit soort gebeurtenissen. Ter vergelijking zal eenzelfde uitlating over bijvoorbeeld de Rabobank veel minder effect hebben. De vertrouwenspositie van de Rabobank is vele malen sterker en op straat spreekt men dan al gauw over ‘Een kwalitatief betere bank’.

Maar wat verstaan we onder kwaliteit? De meeste mensen hebben wel een onderbuikgevoel over wat ze bedoelen, maar het begrip ‘kwaliteit’ laat zich maar moeilijk uitleggen. Laat staan dat het makkelijk meetbaar is. Kwantiteit is wat dat betreft wel een stuk makkelijker, 10 is uiteindelijk toch vaak gewoon 10. Over het algemeen kunnen we stellen dat ‘kwaliteit’ gelijk is aan de mate waarin de realiteit voldoet aan de verwachting van die realiteit.

Als voorbeeld nemen we een wasmachine. Daarvan kunnen we in het algemeen verwachten dat deze minimaal vijf jaar mee gaat. Is hij na drie jaar kapot, dan is het slechte kwaliteit. Tenzij de wasmachine nieuw niet meer dan honderd euro heeft gekost. Dan valt het op zich nog wel mee met de kwaliteit. Bij een wasmachine van honderd euro is de verwachting over levensduur aanzienlijk lager.

Voor organisaties die diensten leveren geldt eigenlijk hetzelfde als voor producerende organisaties. Ook bij het leveren van diensten wordt uitgegaan van een bepaalde verwachting waaraan voldaan moet worden om als kwalitatief goed te worden ervaren.

Hoe vaker een organisatie is staat is om te voldoen aan de verwachtingen van de producten of de dienstverlening, hoe groter het vertrouwen zal zijn in deze organisatie en hoe stabieler de positie in de markt. We vinden het namelijk prettig om ons te omgeven met mensen (en organisaties) die we vertrouwen. Zakendoen is emotie.

Om de vertrouwenspositie van de organisatie te vergroten, zijn er een aantal initiatieven die organisaties op dit moment al (pro-)actief in de informatievoorziening kunnen doen.

Als eerste is dat het zo goed mogelijk op elkaar afstemmen van de verschillende werkprocessen. Niet alleen de primaire processen, maar ook de ondersteunende processen zoals bijvoorbeeld de service afdeling. Het is voor afnemers van diensten belangrijk om vertrouwen te hebben dat via elk kanaal (e-mail, telefoon, brief of balie) dezelfde informatie wordt verstrekt. Een klantenservice die via de telefoon 5 werkdagen verwerkingstijd afgeeft en via de mail een verwerkingstijd van 10 dagen zal niet bijdragen aan de vertrouwenspositie.

Als deze (interne) werkprocessen goed zijn afgestemd, kan de deur open naar de buitenwereld. Er is wel wat lef voor nodig, maar het geeft een prettig gevoel voor klanten als zij kunnen zien wat er gebeurt. Als informatie die beschikbaar is binnen de organisatie ook buiten de organisatie kan worden geraadpleegd en indien nodig worden bijgewerkt. Denk bij het automatiseren van processen niet alleen aan de interne afnemers, maar betrek ook leveranciers en klanten in het inrichten en uitbouwen van de informatievoorziening.

Er zijn tegenwoordig verschillende integratie mogelijkheden beschikbaar voor de grote hoeveelheid informatiesystemen die links en rechts in organisaties zijn ontstaan. Door het beschikbaar stellen van deze informatie op een centraal toegankelijke wijze, eventueel aangevuld met enterprise content management of een collaboratieve werkomgeving, is het niet meer alleen de interne organisatie die als doelgroep kan worden beschouwd. Leveranciers, afnemers, consumenten, burgers, (lokale) overheden, uiteindelijk allemaal facetten van een zeer grote interacterende keten. Hoe transparanter de schakels in deze keten, hoe makkelijker er kan worden samengewerkt. Hoe beter aan de verwachting wordt voldaan (kwaliteit), hoe groter het vertrouwen.

Wie wil er nou niet zien wat er met zijn/haar geld gebeurd?

ALT = “Silverlight update”

Antoni — Wed, 20 Jan 2010 12:38:00 GMT

Silverlight is in een rap tempo een standaard user interface aan het worden voor browserapplicaties op het Windows-platform. Onlangs is de eerste bèta van versie 4 uitgekomen, de ontwikkelingen gaan dus heel snel. Daarmee komen ook nieuwe features beschikbaar voor de ontwikkelaars van Silverlight-applicaties en krijgt u als opdrachtgever weer rijkere applicaties.

Silverlight sluit als presentatielaag perfect aan op onderliggende lagen in een Windows-architectuur. Natuurlijk kan een applicatie in Silverlight, met toepassing van transparantie en animaties, heel goed stand-alone in browsers een mooie User Experience (UX) neerzetten. Met Windows Communication Foundation (WCF) Rich Internet Application (RIA) Services is een platform uitgekomen dat Silverlight als presentatielaag beschikbaar maakt in een architectuur met meerdere lagen. RIA services zorgen voor de koppeling van de user interface met de middenlaag en maken de implementatie van zakelijke Rich Internet Applications eenvoudiger. De nieuwe versie van SharePoint belooft betere aansluiting, zodat webparts die SharePoint data zichtbaar maken, dat volledig met Silverlight kunnen doen. Bovendien zullen de webservices van SharePoint zelf beter toegankelijk zijn en kunnen alle lijsten in SharePoint dus ook in een Silverlight-applicatie zichtbaar worden gemaakt. Doordat data via webservices in de plug-in op de clientcomputer terecht komt, past een mooie en effectieve Silverlight-applicatie er prima bij als u een Service Orientated Architecture heeft. Kortom, de mogelijkheden om, ongeacht de onderliggende architectuur, de userinterface helemaal naar uw hand te zetten, zijn allemaal aanwezig. Er ontbreekt echter één ding.

Dat ding is de Silverlight-plug-in. Omdat een RIA per definitie helemaal op de clientcomputer draait, is het noodzakelijk om de Silverlight plug-in binnen de onderneming te installeren. Bij een paar werkplekken is dat te overzien, maar als er tientallen of honderden pc’s geschikt gemaakt moeten worden om de interface van uw zakelijke toepassingen weer te geven, is het een ander verhaal. De software moet uitgerold en beheerd worden. Nieuwere versies moeten zonder problemen geïnstalleerd worden. Eindgebruikers moeten zonder iets van de techniek af te weten de software kunnen starten en gebruiken.

Als u de Adobe Flash plug-in al op de clientcomputers aanbiedt, is de drempel al geslecht: doe precies hetzelfde voor de Silverlight plug-in en u kunt beide technieken gebruiken om RIA’s te tonen. Zijn RIA’s nieuw in uw organisatie, dan heeft u een aantal mogelijkheden tot uw beschikking. Belangrijk is om te kijken met welk mechanisme u momenteel bedrijfskritische applicaties uitrolt. Hoogstwaarschijnlijk is er een methode beschikbaar die direct aansluit op wat u nu al doet. Zo kunt u de enterprise deployment van de plug-in op alle computers zonder begeleiding uitvoeren, ook op computers waar gebruikers geen administratorrechten hebben, het is ook mogelijk om de software als een Important Windows Update aan te merken en zo de software via Windows Updates op de machines van de medewerkers te krijgen. Natuurlijk kan men de plug-in ook zelf installeren. Als ze administratierechten hebben voor hun machine hoeft u alleen de locatie van de plug-in op uw netwerk bekend te maken en binnen een minuut kan de Silverlight-applicatie werken.

Voor alle details, kunt u het beste de Enterprise Deployment White Paper doornemen. Hiermee kunt u uw situatie bepalen en de aanbevelingen volgen. Zo wordt de ontbrekende schakel voor toegang tot alle Silverlight goodness overbrugd.

Mirjam van Olst van Macaw ontvangt Most Valuable Professional (MVP) Award voor Microsoft SharePoint Server

Annemarie — Thu, 14 Jan 2010 17:39:01 GMT

Mirjam van Olst, SharePoint Architect en Consultant bij Macaw, is door Microsoft benoemd tot 'Most Valuable Professional' (MVP) voor Microsoft SharePoint Server. Zij krijgt deze erkenning voor haar actieve rol binnen de SharePoint-community. Binnen deze community deelt zij haar diepgaande SharePoint-kennis via haar weblog, via artikelen die zij schrijft voor onder andere SDN Magazine en .NET magazine, door het geven van presentaties op grote Microsoft-events en via Twitter. Daarnaast is zij actief binnen de organisatie van de Dutch Information Worker User Group (DIWUG) en het Software Development Network (SDN).

Microsoft kent jaarlijks MVP Awards toe aan personen uit de hele wereld die een belangrijke bijdrage leveren aan de verschillende technische communities. Vaak zijn deze personen zeer gedreven en gepassioneerd in het delen van hun ervaringen met en kennis van Microsoft-technologie. MVPs worden door Microsoft erkend en geroemd vanwege hun uitzonderlijke inzet bij het helpen verbeteren van Microsoft-producten en omdat ze gebruikers over de hele wereld helpen het beste uit Microsoft-producten en -technologieën te halen. MVPs worden ook wel gezien als de ambassadeurs van Microsoft. In Nederland mogen zich op dit moment drie personen MVP SharePoint Server noemen.

Microsoft hecht veel waarde aan de kennis en ervaringen van MVPs en organiseert jaarlijks de MVP Global Summit in Redmond. Hier krijgen de deelnemende MVPs exclusieve toegang tot technische informatie, kunnen ze deelnemen aan feedbacksessies met de Microsoft-productteams, ontmoeten ze mensen uit het managementteam van Microsoft en natuurlijk andere MVPs uit de hele wereld.

"Bij Macaw investeren we veel in het opdoen en delen van kennis, niet alleen intern maar juist ook extern. We zijn dan ook bijzonder trots op Mirjam, nu Microsoft haar passie voor SharePoint en de bijdrage die ze hiervoor binnen de community levert, heeft beloond met een MVP Award. Hiermee bewijst ze opnieuw dat ze een autoriteit is het gebied van SharePoint. Vorig haalde Mirjam als eerste vrouw in Nederland ook al de titel Microsoft Certified Master (MCM) SharePoint", aldus Patrick van Aalst, Algemeen Directeur van Macaw.

Mirjam blijft nuchter onder haar benoeming. "Natuurlijk voel ik mij vereerd, het laat toch zien dat Microsoft mijn inspanningen voor de community waardeert. Het geeft me in in ieder geval weer nieuwe energie om door te gaan met alle community activiteiten en om ook met de komst van Microsoft SharePoint Server 2010 mijn kennis en ervaring met anderen te blijven delen."

Mirjam van Olst is de komende tijd live in actie te zien tijdens presentaties op de volgende events:

18 en 19 januari 2010, Microsoft SharePoint Connections 2010, Amsterdam RAI
6 februari 2010, Sogeti Engineering World 2010, Achmea Conferentie Center Zeist
19, 20 en 21 april 2010, SharePoint 2010 Evolution Conference, Londen

Macaw op SharePoint Connections 2010 event in Amsterdam RAI

Annemarie — Fri, 08 Jan 2010 15:05:16 GMT

Maandag 18 en dinsdag 19 januari wordt in de Amsterdam RAI het Microsoft SharePoint Connections 2010 event georganiseerd. Macaw is sponsor van dit event .

Dit event bevat alle hoogtepunten uit presentaties die tijdens de SharePoint Conferentie eind vorig jaar in Las Vegas zijn georganiseerd. Het stralende middelpunt was toen SharePoint 2010 en dat zal het deze keer weer zijn.

Gedurende 2 dagen worden er meer dan 40 sessies gepresenteerd door diverse SharePoint goeroes en evangelisten uit Europa en Amerika. Wij zijn er trots op dat twee van onze collega's, Mirjam van Olst en Serge van den Oever, drie van deze sessies invullen. Hieronder de tijdstippen, locaties en een korte toelichting (in het Engels) van hun presentaties

Maandag 18 januari van 11:15 – 12:30 uur (Room 2)
MSC07: Overview and What's New for SharePoint 2010 IT Pros
(Mirjam van Olst)
This is an overview session. The session will go through IT Pro-related features in SharePoint 2010. It will cover the new IT Pro experience including deployment and upgrade, management and operation, backup and restore, availability and scalability.

Dinsdag 19 januari van 13:30 – 14:45 uur (Room 1)

MSC25: Growing SharePoint from Small Libraries to Large Scale Repositories and Massive Archives
(Mirjam van Olst)
SharePoint allows you to store many documents in an environment and end users will want to store, find and retrieve documents and information quickly and easily. In this session, a lot of new SharePoint 2010 features will be demonstrated that will help them do just that. Expect to see enterprise content types, the term store, managed metadata, in-place records management, faceted search, remote blob storage and lots more!

Dinsdag 19 januari van 16:30 – 17:45 uur (Room 3)

MSC17: Upgrading Your 2007 Solutions to 2010
(Serge van den Oever en Mirjam van Olst)
With SharePoint 2010 a lot will change for developers, but of course you will still want to keep using some of the cool solutions that you built for SharePoint 2007. This session will explain how you can best upgrade the custom code that you wrote using Visual Studio 2008 for SharePoint 2007 to work with Visual Studio 2010 and SharePoint 2010. The session will demonstrate the project upgrade tools, show you the APIs that are involved in migrating and what new APIs you should consider using, and will tell you when you will be bound to have to upgrade your code manually.

Mirjam behaalde vorige jaar de titel Microsoft Certified Master (MCM) SharePoint. Daarmee heeft zij bewezen een autoriteit op het gebied van Microsoft SharePoint te zijn en is zij de eerste vrouw buiten Microsoft met deze exclusieve titel.

Graag tot ziens op de SharePoint Connections 2010 in Amsterdam. We zijn te vinden op de begane grond, (standnummer 10) waar we ook weer een leuke prijsvraag hebben met een nog niet in Nederland verkrijgbare gadget!

Macaw deelt kennis op SharePoint 2010 blogsite

Annemarie — Fri, 27 Nov 2009 14:40:00 GMT

Tijdens de SharePoint Conference in Las Vegas eind oktober is het nieuwe SharePoint 2010 platform door Microsoft officieel aangekondigd als hèt Business Collaboration Platform en was het stralende middelpunt van veel nieuwe ontwikkelingen. Macaw was hier met een delegatie aanwezig en is sinds de alfa release achter de schermen bezig om de nieuwe en verbeterde functionaliteiten en mogelijkheden onder de loep te nemen.

Als deelnemer aan het Office 2010 Technology Adoption Program (TAP) hadden wij toegang tot de Office 2010 Technical Preview en konden we met Office 2010 werken voordat de eerste publieke bèta deze maand uitkwam. Daarnaast zijn we sinds 1 juli 2009 deelnemer in het 'PEP' (Partner Evidence Program) - een 'early adopter' programma waarin wereldwijd ongeveer 300 partners deelnemen. Vanuit dat PEP programma hebben we in een heel vroeg stadium toegang gekregen tot de software van SharePoint 2010 en Office 2010 (en aanverwante producten zoals Search, FAST en Groove).

Al onze ervaringen hebben we verzameld en beschikbaar gesteld voor iedereen via de speciale blogsite http://sharepoint2010.macaw.nl

Als specialist op het gebied van Microsoft technologie lopen we bij Macaw graag voorop als het gaat om nieuwe ontwikkelingen. Niet alleen staan we te popelen om SharePoint 2010 bij onze klanten te introduceren, ook binnen onze eigen dienstverlening wordt SharePoint 2010 het strategische platform. We noemen het dan ook 'SharePoint in the middle'.

De ultieme gids voor fonts op het web

Paul — Mon, 23 Nov 2009 16:01:00 GMT

Als een klant of extern buro een afwijkend font wil gebruiken op internet geven wij normaal 1 van 3 antwoorden:

NEEEE!!! doe dit alsjeblieft niet en kies maar uit dit matrix van geinstalleerde fonts
kan voor kopjes, met sIFR (Flash) maar dit is niet ideaal. Er is een vertraging eer het zichtbaar is en het is erg lastig te finetunen
kan voor kopjes, door het genereren van afbeeldingen maar dit is ook niet ideaal. Het brengt opmaak beperkingen met zich mee, is lastig te finetunen en de afbeeldingen zijn wel goed maar niet geweldig in kwaliteit

Dit is erg jammer, want er zijn best hele mooie gratis webfonts beschikbaar

Font replacement zonder Flash of gegenereerde afbeeldingen

Gelukkig zijn er recent twee sIFR alternatieven ontwikkeld die geen plugins gebruiken: sinds het voorjaar is er Cufón en, sinds een paar weken, Typeface.js.
Beide werken door een font om te zetten naar vector informatie in javascript code dat in de browser door middel van het canvas-object en svg wordt weergegeven. Doordat ze niet gebruik maken van een plugin werken ze een stuk sneller. Canvas en svg worden al een paar jaar door alle moderne browsers ondersteund, op eentje na. En daar hebben ze ook een oplossing voor.
In de vorige eeuw implementeerde Microsoft een proprietary variant van de Virtual Reality Markup Language, VML en hoewel VML een snelle en stille dood is gestorven ondersteunen de browsers nog steeds deze vectortaal. Zowel Cufón als Typeface.js gebruiken VML om de vectoren weer te geven in de verschillende IE's.

Beide oplossingen converteren text per woord waardoor word-wrap en <br>'s blijven werken. Er zijn ook een paar verschillen tussen de twee:

met Cufón is het niet mogelijk text te selecteren, met Typeface.js wel
voor Typeface.js kan je alleen truetype fonts converteren, voor Cufón truetype en opentype
Cufón is makkelijk te combineren met jQuery
Typeface.js levert iets grotere .js bestanden op

Maar deze 2 methoden, die nog volop in ontwikkeling zijn, zijn net als sIFR slechts hulpmiddelen bij gebrek aan beter.

Zoals het hoort: @font-face

Ook al in de vorige eeuw bedachten de toen twee grote webbedrijven dat er native support zou moeten zijn voor niet-geinstalleerde fonts door middel van stylesheets. Hiervoor werd de @font-face constructie ontwikkeld maar elk bedrijf bedacht hiervoor zijn eigen proprietary font formaat en de font foundries (= font warenhuizen) gingen er niet in mee.

Maar nu is @font-face een onderdeel van CSS3 en is het, zo eind 2009, geimplementeerd in de modernste 2 browsers, Firefox 3.5 en Safari 4 (Google Chrome loopt nog achter). Met @font-face kunnen deze browsers nu rechtstreeks opentype en truetype fonts weergeven.

Een mogelijke implementatie lijkt voor de hand te liggen, snif met javascript naar modern @font-face support en gebruik bij een negatief Cufón of Typeface.js. Ik heb dit zelf zo snel niet aan de praat gekregen maar het werd dan ook overschaduwd door een nog veel mooiere oplossing:

Één oplossing voor (bijna) alle browsers, zonder code

Meerdere mensen hebben de afgelopen maanden gezocht naar de ideale, standaard compliant @font-face oplossing en dit heeft geresulteerd in de volgende oplossing:


@font-face {
  font-family: "Your typeface";
  src: url("type/filename.eot");
  src: local("Alternate name"), local("Alternatename"),
    url("type/filename.woff") format("woff"),
    url("type/filename.otf") format("opentype"),
    url("type/filename.svg#filename") format("svg");
  }

Deze ultieme oplossing werkt in vrijwel alle gangbare browsers door gebruik te maken van slimme fallbacks op de verschilende platformen en werkt als volgt:
Voor Internet Explorer wordt verwezen naar het proprietary filetype (Embedded Open Type) dat ze 11 jaar geleden ontwikkeld hebben. Microsoft probeert dit nu bij de W3C als standaard erkent te krijgen.
Daarna wordt geprobeert het font lokaal op te halen, de Internet Explorers snappen dit en het koppelen van meerdere bronnen niet en haken hier af.
De 2 modernste standaard compliant browsers zullen nu het eerste herkenbare font formaat ophalen (opentype of truetype). Google Chrome snapt dit nog niet, maar kan wel het .svg formaat lezen (het is onderdeel van de svg specs).
Het .woff bestandstype wordt ondersteund door Firefox 3.6 (voorjaar 2010) en is bedoeld als specifiek webfont, niet zo heel anders als de oorspronkelijke bedoeling achter Microsoft's .eot formaat maar het krijgt wel steun van de font foundries en lijkt dus een kans van slagen te hebben. Na meer dan 15 jaar lijken deze bedrijven eindelijk door te krijgen dat het internet belangrijk is. Zo kunnen deze bedrijven dus specifieke font varianten aanleveren die op internet gebruikt mogen worden.

Voor oudere versies van Firefox, Safari, Chrome en Opera en voor mobiele browsers kunnen alternatieve fonts gedefinieerd worden zoals dat al gebruikelijk is (font-family: "Your typeface", Arial, sans-serif;) of kan gebruik worden gemaakt van het eerdergenoemde Cufón of Typeface.js.

Een nadeel van deze methode is verder nog dat style-linking niet wordt ondersteund in IE en fout werkt in Opera. Hierdoor is het niet mogelijk aan te geven dat bepaalde font bestanden stijlen zijn (zoals bold of italic) van een ander font. Voor deze stijlen moet je dus in de stylesheet de juiste font-family definieren.

Doordat je geen font vervangt met deze methode kan je dus ook een eigen font gebruiken voor bodytekst en niet uitsluitend voor koppen maar daar moet je wel mee oppassen. Bij een redesign van BoingBoing kwamen ze erachter dat voor Windows XP gebruikers de site onbruikbaar was. Dit komt omdat onder WinXP font-smoothing standaard uit staat en het door hun gekozen font zo onleesbaar was geworden op kleine pixelgrootte. Kennelijk hebben ze niet goed getest met IE6 op een virtual pc.

De grootste drempel

Het grootste probleem met het gebruik van afwijkende fonts blijft echter de licensering. Met al deze technieken worden de fontgegevens naar de client gestuurd en dit moet dus wel toegestaan zijn in de licentie die bij het font horen. En de technieken zijn nog zo nieuw dat die licenties lang niet altijd zo duidelijk zijn. Vaak verwijst font-embedding in een licentie alleen naar fontgebruik in downloadbare pdf bestanden.

Aan de slag

Als je een font wel online mag gebruiken is er bij Font Squirrel een handige online tool om het font naar de gewenste formaten om te zetten.
Als je een huisstijl font niet online mag gebruiken kan het de moeite lonen om te kijken naar een gratis alternatief wat er op lijkt, ook bij Font Squirrel kan je er tientallen als @font-face kit downloaden.

Nog wat meer info:
Uitleg hoe deze methode precies werkt
Webfonts wiki
@font-face and performance

Misschien ook wel interessant:
TypeKit, @font-face als een service waarop je je abonneert

Macawers gaan naar de SharePoint 2010 Conference in Las Vegas

Annemarie — Fri, 16 Oct 2009 12:33:44 GMT

Kennis opdoen en delen.

Een delegatie van Macaw gaat naar de SharePoint 2010 Conferentie die van 19 tot en met 22 oktober in Las Vegas plaatsvindt. Tijdens dit evenement dat door Microsoft wordt georganiseerd voor partners, worden de nieuwste snufjes op het gebied van Microsoft technologie getoond.

Volgende week komt de publieke bèta uit van Microsoft SharePoint 2010 en kunnen organisaties kennismaken met de mogelijkheden van dit nieuwe platform. De officiële release staat volgend voorjaar gepland.

Als specialist op het gebied van Microsoft technologie lopen we bij Macaw graag voorop als het om nieuwe releases gaat. Zo was Macaw sinds het prille begin van de eerste bèta releases van het Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 samen met Microsoft betrokken geweest bij de inzet van deze nieuwe technologie bij Nederlandse klanten. Tijdens de officiële lancering van SharePoint 2007 in november 2006 had Macaw inmiddels acht klanten die met dit nieuwe platform werkten. Een ontwikkeling waar Microsoft zelfs zeer enthousiast over was.

Vanaf de alfa release is Macaw bezig met het inleren en testen van het SharePoint 2010 platform en is zeer enthousiast over de mogelijkheden die het organisaties straks biedt. De voorbereidingen om onze klanten straks breed te informeren zijn dan ook in volle gang.

Bekijk hier alvast de Sneek Peek van wat het nieuwe SharePoint platform te bieden heeft.

Nog meer kennis opdoen
Binnenkort staan ook nog andere buitenlandse events op het programma, zoals de PASS Summit, de SQL Server Conferentie van 2 tot en met 5 november in Seatlle. Van 9 tot en met 13 november is de TechEd in Berlijn en van 17 tot en met 19 november is de Professional Developers Conference (PDC) in Los Angeles. Hier gaat ook weer een delegatie van Macaw naar toe gaan en zal de opgedane kennis kort daarna delen binnen de rest van de organisatie en onze klanten.

Ruim baan voor de griep

NielsG — Fri, 09 Oct 2009 11:00:00 GMT

Iedere vrijdagmiddag wordt op Radio 538 de Nederlandse Top 40 uitgezonden. De presentatie is al sinds jaar en dag in handen van Jeroen Nieuwenhuizen, die alleen niet te horen is bij vakantie en bij ziekte. Althans, dat was zo. Enige tijd terug werd hij geveld door de Mexicaanse griep en werd de presentatie overgenomen door een collega. Na een aantal dagen voelde Jeroen zich in principe goed genoeg om weer aan de slag te gaan, maar vanwege besmettingsgevaar werd besloten om nog een paar dagen thuis te blijven. Vervolgens gebeurde er iets dat op zichzelf misschien niet heel bijzonder is, maar wel een situatie weergeeft waar nog te weinig organisaties bij stil staan.

Jeroen presenteerde de Top 40 namelijk vanuit zijn thuisstudio. Moderne techniek maakte het mogelijk voor hem om live vanuit zijn huis uit te zenden en direct in contact te staan met collega’s in de studio in Hilversum. Zonder enige problemen of storingen werd de uitzending verzorgd en kon er gewoon gewerkt worden, zonder dat Jeroen fysiek aanwezig hoefde te zijn in Hilversum.

Voor de zomer werd voorspeld dat tussen de 20 en 30 procent van de werkende bevolking van Nederland in het najaar thuis zou komen te zitten als gevolg van de Mexicaanse griep. Uiteindelijk is dit cijfer bij lange na niet gehaald en gelukkig maar. Maar stel nou dat we dat cijfer wel zouden halen. In hoeverre zijn organisaties voorbereid om met 20 tot 30 procent minder capaciteit om te gaan? Betekent het dat projecten en of opdrachten niet meer kunnen worden uitgevoerd? Gaat dit uiteindelijk ten koste van klanten? Of zijn organisaties in staat de verwachte impact van de Mexicaanse griep op te vangen?

Het is natuurlijk slechts een voorbeeld, maar zo zijn er talloze. Het is belangrijk dat een organisatie in staat is zich zo goed mogelijk te wapenen tegen negatieve invloeden op de continuïteit. Met de hedendaagse techniek is het mogelijk om niet meer alleen een bepaalde situatie te voorkomen, maar juist flexibeler en adequater op te treden als een situatie zich wel voordoet. In het genoemde voorbeeld was het natuurlijk beter geweest als Jeroen niet ziek was geworden, maar toen de situatie zich voordeed is de impact hiervan duidelijk beperkt. Steeds meer organisaties zien deze mogelijkheden en zetten ze actief in.

Veel organisaties bieden namelijk al mogelijkheden voor externe toegang op het bedrijfsnetwerk via VPN, of extranet. Instant Messaging is snel opgezet binnen en soms ook buiten het bedrijfsnetwerk. En steeds meer intranetten zijn opgebouwd vanuit een centrale omgeving zoals bijvoorbeeld SharePoint en beschikken standaard over fora, blogs en wiki’s. Instrumenten die hier ook in deze context genoemd moeten worden.

Maar al deze mogelijkheden voor het uitwisselen van informatie en het delen van kennis geven een volledig nieuwe dimensie aan het gebied van kennismanagement. Een goede grip op de kennis-life cycle, van kenniscreatie tot kennisdestructie, is noodzakelijk om de instrumenten maximaal in te zetten en optimaal gebruik te kunnen maken van de expertise en kennis die aanwezig is in de organisatie. Zelfs ten tijde van een grieppandemie.

ALT= Persona non grata

Antoni — Fri, 09 Oct 2009 10:54:00 GMT

De belangrijkste persoon in het software developmentproces is de eindgebruiker. Als die zich niet welkom voelt, is een project al snel mislukt. Waarom wordt in softwareprojecten zo weinig tijd en aandacht besteed aan het leren kennen van en bouwen voor die eindgebruikers?

De grootste vijand van kwaliteit is gebrek aan tijd. Dit komt vaak door het vaststellen van een deadline. Dat kan wel de druk op een team van ontwikkelaars opvoeren, maar zorgt er tegelijkertijd voor dat er onvoldoende tijd wordt ingepland om degelijk onderzoek te doen en gebruikers te observeren bij hun activiteiten. Time-to-market kan een legitieme reden zijn voor een strakke deadline. Eerder dan de concurrentie een softwareproduct uitbrengen levert aanzienlijke voorsprong op. Maar regelmatig is een deadline gewoon het logische gevolg van haast. In dat geval wordt impliciet gekozen voor verlies van kwaliteit.

Natuurlijk is tijd geld en moet alle tijd die toegevoegd wordt aan het proces en bijdraagt aan een grotere investering uiteindelijk terugverdiend worden. De vraag is eerder hoe de verdeling van beschikbare tijd is over het design- en development proces. Hier ligt de keuze tussen snelle en goedkope wijzigingen van een ontwerp in het begin van het proces, of voor dure correcties in al geschreven code achteraf. Een applicatie die niet voor de juiste doelgroep is gemaakt, slaat de plank per definitie mis.

Als u ongeïnteresseerd bent in eindgebruikers, bent u mogelijk medeverantwoordelijk voor de grote hoeveelheid software die niet of onvoldoende aansluit op wat ze nodig hebben. Daarmee hebt u invloed op hun productiviteit en plezier in het werk. Als u niet precies weet hoe u het onderzoek naar het gebruik en de toepassing van software omzet naar een interactie ontwerp, is het tijd om u eens te verdiepen in Personas en Scenario’s. Er is voldoende informatie online beschikbaar om een goede indruk op te doen. De karakteristieke eindgebruikers en hun activiteiten in relatie tot de software, leveren de functional requirements waaraan het ontwerp moet voldoen. Ongeïnteresseerdheid en onwetendheid leiden tot een tekort aan waardering voor ontwerpen voor personas. Hiermee worden eindgebruikers Persona non grata.

De oplossing is niet alleen het gebruik personas, maar ook de acceptatie ervan. Personas ontwikkelen heeft niet veel zin, als u ze niet gebruikt in beschrijvingen van de werking van het systeem. Het is de bedoeling om personas steeds door verschillende scenario’s te halen om zo functional requirements boven tafel te krijgen. Op basis daarvan wordt de applicatie ontworpen, waarbij constant getoetst kan worden of een oplossing voldoet voor het doel van elke persona. Verder gebruikt u personas om de communicatie over het ontwerp te verbeteren. Dit houdt in dat u tijdens vergaderingen de personas bij naam noemt en daarmee hun interesses en vaardigheden in acht neemt. U kunt zelf het ontwerp controleren door bij alle features af te vragen of het voldoet voor alle personas. Ook developers dienen zich te houden aan de ont-werpen die voor de computervaardigheden van de personas zijn gemaakt.

Door toepassing en acceptatie van personas krijgt u applicaties die veel beter aan de wensen van gebruikers voldoen. Dit leidt tot snellere acceptatie en uiteindelijk tot loyale klanten.

Tijd voor een IO-pener

NielsG — Thu, 08 Oct 2009 13:49:00 GMT

Bijna iedereen kent Microsoft van Windows, Office en MSN, ook al heet dat tegen-woordig Windows Live. Een wat kleinere groep mensen kent Microsoft van hun server producten, zoals SharePoint, SQL Server en Exchange. Slechts een nog kleinere groep mensen kent Microsoft inmiddels ook vanwege enkele niet-technische zaken, zoals Het Nieuwe Werken, Impact 2.0 en Microsoft Infrastructuur Optimalisatie. Dat is jammer, want vooral laatstgenoemde biedt organisaties juist een goed startpunt voor het oplossen van complexe business vraagstukken.

Net zoals met eigenlijk alle IT vraagstukken is ook het optimaliseren van de IT infrastructuur geen doel op zich. Het is een strategisch middel om te komen tot een betere IT dienstverlening aan de business. Door het zo goed mogelijk op elkaar afstemmen van de geboden IT faciliteiten en de vraag van de business wordt de afstand tussen beide verkleind. Twee partijen die niet zonder
elkaar kunnen, maar ook regelmatig moeite hebben om effectief met elkaar samen te werken. Door deze samenwerking kan IT zich overigens ook meer als interne partner positioneren en structureel bijdragen aan het behalen van de ambities en doelstellingen van de organisatie.

Verder betekent optimalisatie meer inzicht in de informatiestromen en uiteindelijk meer grip op de informatie voorziening. Wat uiteindelijk resulteert in meer wendbaarheid, de mogelijkheid om sneller en effectiever in te spelen op veranderingen in de eigen organisatie, maar ook in de markt.

De kern
De IT infrastructuur is voor de gemiddelde eindgebruiker vaak een onzichtbare vanzelfsprekendheid. Hij of zij maakt zich niet druk om bijvoorbeeld servers, storage oplossingen en applicatiebeheer, het moet gewoon werken. Hierin ligt ook de kern van de activiteiten van IT; het leveren van faciliteiten en/of middelen voor organisaties om zaken te doen over de hele wereld, hun ambities en doelstellingen waar te maken en hun creativiteit om te zetten in realiteit. Maar ook voor IT lijkt de eindgebruiker soms ver weg. Bovenal zal duidelijk moeten zijn dat IT een facilitator is, een interne dienstverlener. Pas dan heeft optimalisatie ook potentiële meerwaarde, vanwege de directe koppeling met de business en dus met het resultaat van de organisatie.

In de eerste plaats zal de organisatie met een duidelijke visie betreffende ambities en doelstellingen richting moeten geven. Voor het daadwerkelijk invullen hiervan is een optimale informatie voorziening noodzakelijk. Het is de taak van ICT om in gezamenlijk overleg met de business te bepalen aan welke voorwaarden deze informatievoorziening of –infrastructuur zou moeten voldoen. Vanuit deze dialoog is er ruimte voor de ontwikkelingen in de organisatie, maar ook voor ontwikkelingen op technisch vlak. Bovendien kan er worden onderzocht welke kansen en mogelijkheden er zijn voor beide aandachtsgebieden.

Vraag en aanbod
Uiteindelijk draait het om mensen, het kloppende hart in elke organisatie. Zoals al eerder is gesteld, zijn zij de reden dat er datacenters worden ingericht, netwerken worden opgebouwd en dat er informatiesystemen worden ontwikkeld. Het aanbod aan IT diensten en producten is er op gericht dat zij hun werkzaamheden zo effectief en efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Het is belangrijk om dat niet te vergeten. Natuurlijk is er de wisselwerking, nieuwe technologische mogelijkheden bieden nieuwe inzichten in hoe dingen beter kunnen, of veiliger, of sneller, of goedkoper. De keuze begint echter altijd weer bij de mensen die de oplossing daadwerkelijk gebruiken.

De meerwaarde
Volgens de laatste cijfers van de Standish Group faalt 24% van de ICT projecten. Hoewel hier een redelijk groot aantal verschillende oorzaken voor wordt aangewezen, zijn eigenlijk alle oorzaken terug te leiden tot twee hoofdaspecten. Ten eerste blijkt dat implementaties vaak te beperkt worden uitgevoerd. Er wordt veelal geconcentreerd op het technisch implementeren van slechts dat ene project, waarbij het niet technische gedeelte vaak wordt onderbelicht en er onvoldoende draagvlak of toegevoegde waarde wordt bereikt. Ten tweede is er te weinig doorlopende aandacht voor de business requirements, voornamelijk wanneer deze gedurende het project wijzigen wordt er te weinig rekening gehouden met de invloed hiervan op het op te leveren projectresultaat.

Een goede afstemming tussen technische mogelijkheden en organisatorische behoefte leidt tot een aantal mogelijke scenario’s waarin mensen via processen, ondersteund door techniek, doelen proberen te bereiken. Deze scenario’s staan centraal in het Infrastructuur Optimalisatie denken.

Uiteindelijk leidt een geoptimaliseerde infrastructuur tot een lagere TCO (Total Cost of Ownership) doordat IT (diensten) effectiever en goedkoper kunnen worden aangeboden. Daarnaast zal er door verhoogd inzicht kunnen worden gestuurd op samenhangende projecten en op een middellange termijnplanning, waardoor er ruimte ontstaat om tijdig bij te sturen. Tot slot zal het voornamelijk een grote rol spelen in het verhogen van de dynamiek en slagkracht van de business.

Microsoft Infrastructure Optimization
Microsoft IO is een uitgebreid model dat op basis van volwassenheid van de IT-infrastructuur, organisaties in staat stelt om de gehele IT investeringen te evalueren, toekomstige investeringen van prioriteit te voorzien en een lange termijn strategie vast te leggen. Uitgangspunt hierbij is de klantvraag, ook wel de business behoefte. Op basis hiervan kan een gewenste toekomstige situatie worden bepaald. Welke zakelijke functionaliteiten heeft een organisatie nodig om te voorzien in de voorziene behoefte. Logische volgende vraag is welke infrastructuur hiervoor nodig is.

Het primaire uitgangspunt voor dit model is het hebben van een instrument om vast te stellen in hoeverre organisaties in staat zijn om IT te gebruiken om bedrijfsdoelen te ondersteunen en realiseren. In de praktijk komt het neer op een verdeling in drie gebieden:

Application Platform Infrastructure Optimization (APIO) geeft inzicht in de IT investeringen voor bedrijfstoepassingen.
Business Productivity Infrastructure Optimization (BPIO) geeft inzicht in de IT investeringen voor medewerker productiviteit op gebied van: Unified Communications, Collaboration, Enterprise Content Management, Enterprise Search en Business Intelligence.
Core Infrastructure Optimization (Core IO) geeft inzicht in de kern van de IT investeringen in een organisatie op het gebied van: Identity and Access management, Desktop, Device and Server management, Security and networking en Data protection.

Elk gebied kent daarnaast, nog een eigen onderverdeling in vier of vijf onderwerpen, die specifiek bij dit gebied horen. Ook al zijn er scheidingen aangebracht is het onvermijdelijk dat de onderwerpen in sommige situaties direct met elkaar in verband staan, of zelfs elkaar gedeeltelijk overlappen.

Op basis van de inschatting voor de toekomstige behoefte en functionele wensen (‘to-be’) wordt bepaald welke infrastructuur hiervoor wenselijk is. Door middel van een aantal assesments wordt tevens bepaald op welk volwassenheidsniveau (Basic, Standardized, Rationalized of Dynamic) een organisatie zich momenteel bevindt op het gebied van IT-infrastructuur, dit wordt ook wel de ‘as-is’ situatie genoemd.

Door middel van een ‘gap-analyse’ (de inventarisatie van het verschil tussen de situatie nu en de toekomstige situatie) wordt de delta (verschil tussen beide situaties) inzichtelijk gemaakt en vertaald naar een groeitraject en een routekaart met daarin de benodigde projecten om tot de gewenste situatie te komen. Dit wordt ook wel de projectportfolio genoemd, oftewel het programma. Voor veelvoorkomende groeitrajecten zijn algemene scenario’s beschikbaar, welke kunnen dienen als raamwerk bij het invullen van de ontwikkelingen in de eigen organisatie.
Belangrijk is hierbij om niet alleen naar de technische projecten te kijken, maar ook te inventariseren welke niet-technische projecten hierbij horen. Dit kan bijvoorbeeld zijn het motiveren van gebruikers voor kennisdeling, het opleiden van content managers of het aantonen van het belang van document management.

Natuurlijk zijn er verschillende manieren waarop de technische invulling tot stand kan komen. De link tussen business doelstellingen en IT is een continu proces, een dialoog waarin er wordt gekeken naar de veranderende behoefte en de tooling die nodig is om in deze behoefte te kunnen blijven voorzien.
Macaw

Als Microsoft partner onderschrijft Macaw het Microsoft Infrastructuur Optimalisatie model en biedt oplossingen op een schaalbaar platform dat is gebouwd om samenwerking tussen voorzieningen zo goed mogelijk te ondersteunen. Macaw levert oplossingen die organisaties helpen hun ambities en doelstellingen te behalen. Hierdoor is Macaw in staat om oplossingen te realiseren die niet alleen individuele behoefte invullen, maar ook verregaande integratie van processen ondersteunen en een grote mate van herbruikbaarheid kennen en daardoor een hoger rendement genereren op de investering. Macaw is echter ook in staat om organisaties te ondersteunen bij het inventariseren van het huidige volwassenheidsstadium, een overzicht te maken van de benodigde IT infrastructuur en het adviseren rondom de overbrugging van het verschil tussen deze twee. Dit alles op basis van het Microsoft IO model, aangevuld met kennis en ervaring op het snijvlak van business en ICT.

Workflows worden werkstromen

Annemarie — Fri, 02 Oct 2009 14:34:37 GMT

Macaw helpt mee aan Nederlandse versie van Nintex Workflow 2007.

Nintex is specialist op het gebied van geavanceerde workflow oplossingen voor Microsoft SharePoint-omgevingen. Nintex levert softwareproducten, waaronder Nintex Workflow, die de informatie-uitwisseling en samenwerking binnen Microsoft SharePoint-omgevingen op een hoger niveau brengen. De Nintex software is standaard in het Engels verkrijgbaar. Echter vanaf deze week is ook een Nederlandstalige versie gelanceerd en Macaw heeft hier een belangrijke bijdrage aan geleverd.

De behoefte aan een Nederlandstalig versie is ontstaan vanuit de Nintex klanten in Nederland. Als partner van Nintex heeft Macaw zich toen in samenwerking met Zevenseas en Nintex gestort op de vertaling van het worfklow pakket. Daarbij heeft Macaw voornamelijk de vertaling van de help files, documentatie en marketingmateriaal opzich genomen.

Het standaardiseren en stroomlijnen van processen is een behoefte die in veel organisaties aanwezig is maar de complexiteit ervan schrikt velen af. De praktijk leert ons dat het inrichten van een goede workflow voor deze processen erg arbeidsintensief is en bovendien veel kennis vereist. Het integreren van Nintex binnen een SharePoint omgeving maakt het mogelijk om op eenvoudige wijze uiteenlopende workflows te maken.

De kracht van Nintex Workflow ligt voornamelijk op het vlak van gebruikersgemak, proces inzicht en integratie. Dit is met Nintex volledig binnen handbereik van de functionele gebruiker. Deze kan zelf snel en eenvoudig de workflow processen bij elkaar slepen, zonder daar aparte tools (zoals bijvoorbeeld SharePoint Designer) voor te gebruiken. Processen kunnen organisatiebreed geautomatiseerd worden, zoals bijvoorbeeld het automatiseren van verlofaanvragen, declaraties of registratie nieuwe medewerkers. Gebruikers kunnen workflow activiteiten bekijken en het ondersteunt hen in voorkomende SharePoint administratie.

Tegenwoordig zien we vanuit organisaties steeds vaker de behoefte ontstaan om met één platform, als centrale toegangspoort, te werken die toegang heeft tot alle systemen en applicaties binnen de organisatie. Microsoft SharePoint is zo'n platform en leent zich uitstekend om met name primaire bedrijfsprocessen te ontsluiten en integreren en eventuele secundaire bedrijfsprocessen te vervangen met standaard SharePoint functionaliteit.

Deze bedrijfsprocessen kunnen met name vereenvoudigd worden door het inrichten van workflows Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de standaard workflow functionaliteit binnen SharePoint of er wordt gekozen voor de (non Microsoft) add-on op SharePoint: Nintex Workflow 2007.

Een trial versie van de Nederlandse versie van Nintex Workflow 2007 is vanaf vandaag gratis te downloaden.

Bedrijven slecht bekend met nieuwe spamwet

Annemarie — Mon, 10 Aug 2009 13:16:00 GMT

Is uw marketingdatabase klaar voor de nieuwe Telecomwet? Tot 1 oktober hebt u nog de tijd om daar aan te werken. Dan treedt namelijk de nieuwe Telecomwet in werking. Kort gezegd betekent dit dat bedrijven per 1 oktober 2009 niet zonder meer elektronische berichten mogen toesturen aan abonnees, relaties, klanten en potentiële klanten. Een maatregel die niet alleen geldt voor commerciële doeleinden, maar ook voor ideële of charitatieve doeleinden. Dit bestond al voor natuurlijke personen en wordt uitgebreid naar rechtspersonen. Deze wetswijziging is dus ook op u van toepassing!

Uit onderzoek, dat vandaag o.a. is gepubliceerd op nu.nl, blijkt echter dat meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven hun zakelijk adressenbestand niet om toestemming heeft gevraagd voor het versturen van digitale nieuwsberichten. Velen zijn er niet eens van op de hoogte dat dit vanaf 1 oktober verplicht is en deze bedrijven lopen grote risico's als ze na 1 oktober ongevraagde e-mail versturen naar andere bedrijven.

Juist in deze tijd van economische crisis en bezuinigingen neemt e-mail als marketinginstrument toe. Het is relatief goedkoop, meetbaar en effectief. Maar dan moet het natuurlijk wel goed worden ingezet. Met de nieuwe Telecomwet is het daarom des te belangrijker dat bedrijven hun marketingdatabase goed op orde hebben.

Macaw biedt in samenwerking met Zoomio bedrijven de mogelijkheid om binnen 5 (werk)dagen een opt-in campagne op te zetten waarmee snel, eenvoudig en overzichtelijk toestemming kan worden gevraagd aan de e-mailontvangers . Deze opt-in campagne wordt voor de introductieprijs van € 495,- aangeboden (excl btw en geldt tot 15 september 2009).

Meer weten over deze oplossing klik dan hier of stuur een e-mail naar marketing@macaw.nl

Macaw’s Mirjam van Olst krijgt hoogste SharePoint-certificering

Annemarie — Mon, 10 Aug 2009 09:49:43 GMT

Als eerste vrouw buiten Microsoft

Mirjam van Olst, SharePoint Architect Consultant bij de afdeling Information Worker Solutions van Macaw heeft de titel Microsoft Certified Master (MCM) SharePoint behaald. Daarmee heeft zij bewezen een autoriteit op het gebied van Microsoft SharePoint te zijn en is zij de eerste vrouw buiten Microsoft met deze exclusieve titel. Kandidaten voor dit Master-certificaat gaan eerst door een zware selectie waarbij ze moeten aantonen de nodige SharePoint-kennis al in huis te hebben. Daarna gaan zij voor een periode van drie weken naar Amerika want deze gloednieuwe certificering kan alleen in het hoofdkantoor van Microsoft in Redmond worden behaald.

"Microsoft Certified Master (MCM) SharePoint is de hoogste certificering voor SharePoint. Dat ik Certified Master ben is niet alleen goed voor mij maar ook voor Macaw want het bewijst onze SharePoint-expertise," zegt Mirjam van Olst. "De certificering beslaat het complete SharePoint platform en is dus bijzonder breed. Daarom duurt de intensieve training rondom de MCM SharePoint certificering ook drie weken. In die periode komen zo veel mogelijk aspecten aan bod, in trainingen, met zelfstudie en door middel van 'hands on' werken met SharePoint. Het eerste (alfa) MCM SharePoint-traject was in november vorig jaar, dus het SharePoint-programma is nog gloedjenieuw. Ik heb samen met nog zeven andere partners meegedraaid in de bèta, waarvan ik en nog twee anderen het examen hebben gehaald."

"Rob Tummers, verantwoordelijk voor Microsoft Learning in Nederland: "Welverdiende felicitaties voor Mirjam met deze certificering! Ze is de eerste vrouw buiten Microsoft die deze hoogste SharePoint-certificering behaald heeft. Het komt niet vaak voor dat een vrouw zo diep in de techniek zit. Dat is bijzonder, al heeft ze daar zelf een hele nuchtere kijk op. Hopelijk zullen nog veel vrouwen een Microsoft-certificering gaan behalen en vervult Mirjam hiermee een voortrekkersrol."

Microsoft SharePoint is een verzameling softwarecomponenten voor onder meer het delen van informatie via bedrijfsportals, samenwerking in teamverband, stroomlijning van dagelijkse bedrijfsprocessen, content management en zoeken binnen bedrijfsinformatie. Als SharePoint-architect en -consultant helpt Mirjam sinds 2004 bedrijven met de implementatie van SharePoint-oplossingen. Zij draagt vaak bij aan de SharePoint community met blogs en artikelen, en spreekt regelmatig op SharePoint-evenementen. Mirjam is ook medeorganisator van de Dutch Information Worker User Group (DIWUG) en de Information Worker track van het Software Development Network (SDN). Beiden zijn platformen voor mensen die geïnteresseerd zijn in oplossingen voor informatiewerkers, gericht op het uitwisselen van kennis.

Meer weten over de ervaringen van Mirjam? Zie haar blog(s) op: http://www.sharepointblogs.com/mirjam/archive/2009/04/08/the-microsoft-certified-master-experience.aspx

BCC optimaliseert klantenservice met CRM-systeem van Macaw

Annemarie — Mon, 27 Jul 2009 13:03:00 GMT

Betere en snellere afhandeling van het gehele reparatieproces

Macaw heeft voor BCC, een van de grootste elektro-retailers van Nederland een customer relationship management systeem geïmplementeerd voor het optimaliseren van de klantenservice rond reparaties. Het systeem, gebaseerd op Microsoft Dynamics CRM, geeft klanten een compleet overzicht van het reparatieproces en de status ervan. Klanten kunnen nu sneller en efficiënter worden geholpen en er kan goed worden ingeschat wanneer de klant het gerepareerde product terugkrijgt.

Als één van de grootste en succesvolste elektro-retailers van Nederland wil BCC zijn klanten de beste service bieden. Dat betekent onder meer: klanten volledig inzicht geven in het reparatieproces en de status daarvan. Het servicesysteem dat BCC voorheen hiervoor gebruikte, kon dit niet bieden. Na een uitgebreide studie is gekozen voor Microsoft Dynamics CRM. BCC wilde graag uitgaan van praktijkvoorbeelden van CRM-implementaties voor retail en after sales. Die bleken nauwelijks te vinden, waarna diverse leveranciers om een implementatievoorstel werd gevraagd. De aanpak van Macaw sprak BCC zeer aan en Macaw vervult nu de rol van implementatiepartner.

Marc Fremouw, Directeur Services & Logistiek van BCC: "Het nieuwe CRM-systeem onderstreept onze servicebelofte aan de klant. We zijn nu beter in staat om met name de service richting de klant in het after sales traject verder te verhogen. We kunnen nu op voorhand duidelijke informatie aan de klant geven over wat hij in het servicetraject van ons mag verwachten. De intake van serviceverzoeken gaat sneller doordat alle relevante informatie direct beschikbaar is, ongeacht of de klant BCC via de winkel, per telefoon of via internet benadert. We kunnen kortere en vooral gegarandeerde doorlooptijden van reparaties bieden. Het kwaliteitsniveau is echt omhoog gegaan door betere sturing. Door de uitgebreide managementrapportage zijn we in staat onze service continu te evalueren en waar nodig te verbeteren."

Microsoft Dynamics CRM is ingezet om reparaties van aangekochte artikelen zo efficiënt mogelijk af te handelen, voor zowel de klant als voor BCC. Tijdens de ontwikkelfase is BCC ook voortdurend betrokken bij het proces om de ontwikkelde functionaliteit te testen. Als een klant zijn reparatie via het call center heeft gemeld, wordt aan de hand van de productgegevens van het te repareren artikel bepaald of de klant het artikel in de winkel kan afleveren of dat het door BCC wordt opgehaald op een op te geven adres. Om het ophaalproces zo goed mogelijk en efficiënt in te plannen is er een kalender ontwikkeld die, op basis van postcode en beschikbare ritten, laat zien op welke dagen een rit kan worden ingepland voor het ophalen en afleveren.

De gegevens van de klant worden eenmalig vastgelegd in het CRM-systeem. Heeft een klant al eerder contact gehad met BCC, dan zijn deze gegevens al bekend in het systeem. De product- en garantiegegevens zijn bij aankoop al automatisch ingevuld. De medewerker hoeft alleen nog de gegevens over de reparatie in te vullen en alleen de voor dat specifieke geval relevante gegevens worden op het scherm getoond.

BCC is nu volop bezig om de CRM-processen vast te leggen binnen de organisatie, waarbij het callcenter, de back office en de winkelmedewerkers toegang krijgen tot het CRM-systeem. Samen met BCC werkt Macaw momenteel ook aan het onderbrengen van andere contactmomenten in het CRM-systeem, zoals het aanvragen van een handleiding of het opsturen van een aankoopbon.

Oh, crisis! Cost of Not Implementing(CONI): Budget-killer of killer-kans?

Niels — Wed, 08 Jul 2009 15:49:00 GMT

De wereld weet het inmiddels wel, het is crisis. Sterker nog er zullen (grote) groepen mensen zijn, die zo goed weten dat het crisis is, dat ze het woord niet meer kunnen horen. De economische groei blijft uit, de werkeloosheid stijgt en financieel gaat het steeds minder met ons. Dat is de tendens van de berichtgeving. Zeker bij het zien van de beelden van wat ooit het trotse Detroit was, wordt duidelijk wat voor effect deze crisis heeft op het maatschappelijke leven.

‘Oké, we snappen het, het is crisis. En nu?’
Het is natuurlijk een kleine geruststelling, maar de economie beweegt in een golf. Gaat het goed met de economie, dan weet je dat er ook een periode aankomt waarin het minder goed zal gaan. Maar nog veel belangrijker op dit moment is het feit dat er na een mindere periode ook weer een betere periode zal aanbreken. Het is misschien een kleine pleister op een grote wond, maar toch goed om te onthouden.

Daarnaast is uit onderzoek van Gartner gebleken dat iedere organisatie vaste strategische doelstellingen heeft, namelijk: groei, efficiëntie en kostenbesparing. Verder is aangetoond dat de prioriteit van deze drie punten verschuift op basis van economisch klimaat. Kortweg ligt er een primaire focus op groei en een secundaire focus op efficiëntie bij een goed economisch klimaat en als het economisch minder gaat ligt er een primaire focus op kostenbesparing en een secundaire focus op efficiëntie.

Als gevolg van bovenstaande focuspunten worden organisaties ‘gespekt’ als het economisch goed gaat. Extra personeel wordt aangetrokken om groei mogelijk te maken, waarbij efficiëntie en kosten besparing van minder belang zijn. Personeelskosten zijn vaak de grootste kostenpost, dus in tijden van crisis is een veelgebruikte, korte termijn oplossing, het vrijspelen van deze ‘verborgen’ buffer. Er kan verhoudingsgewijs snel worden gekort in deze kosten door bijvoorbeeld: aannamestop, bevriezing van salarissen en in het ergste geval ontslag.

Een andere korte termijn oplossing is het stopzetten van lopende projecten, of het uitstellen van nieuwe projecten. Met name in de ICT hoek wordt hier veelvuldig gebruik van gemaakt. Het is echter niet altijd een verstandig keuze om projecten stop te zetten of op de lange baan te schuiven. De reden waarom dit toch vaak gebeurt, is dat er wordt gerekend op basis van ROI, Return On Investment. Uitgegaan wordt van een break-even point, de investering zal na een bepaalde periode zijn terugbetaald en na die periode rendement gaan opleveren.

‘Blijft de vraag: En nu?’
Het grote omslagpunt in de benadering van projectevaluaties, budgetbeoordelingen en investeringsaanvragen, ligt in de manier van redeneren. Natuurlijk kennen we allemaal het eerder genoemde principe van ROI. Maar dat werkt alleen echt goed als het gaat over groei, over een voorspoedige toekomst waarin we kunnen wachten tot er rendement wordt gegenereerd. Maar die luxe positie is er op dit moment niet. Er is echter een alternatief, een benadering die veel beter past bij het huidige economische klimaat. Deze heet CONI, oftewel Cost Of Not Implementing. In plaats van een afweging te maken tussen investering en rendement, wordt binnen CONI een afweging gemaakt tussen investering en kosten. Oftewel, wat kost het als ik dit project niet uitvoer? Bij hoge structurele kosten in de bedrijfsvoering kan het uitvoeren van een specifiek project op korte termijn al besparingen gaan opleveren, geen CFO die hier bezwaar tegen kan hebben. Veelal zal het hier gaan om procesoptimalisatie of procesondersteuning.

Bij de benadering vanuit CONI, komen ook de focuspunten weer terug. Kostenbesparing en efficiëntie, juist deze onderwerpen worden belicht bij een benadering vanuit CONI en zorgen voor mogelijkheden om budgetten vrij te maken.

Uiteindelijk is het belangrijk om een gedeelte van deze budgetten toch in de projectenkant van de organisatie te houden. Er komt een moment dat het beter gaat met de markt, juist op dat moment zal een organisatie klaar moeten zijn voor de toekomst. Investeer nu in kleinschalige trajecten om programma’s op te stellen en om projecten te definiëren. Leg deze klaar voor het moment dat ze klaar moeten liggen. Niets is zo frustrerend als een concurrent die zijn voorbereidingen heeft getroffen en meelift op het economisch herstel, terwijl de eigen organisatie nog op gang moet komen.

Tot slot biedt Microsoft sinds enige tijd een goed gevulde toolkit voor het inventariseren van de mogelijke knelpunten in de informatie infrastructuur, namelijk Microsoft Infrastructure Optimization (Microsoft IO). Het gebruik van deze toolkit stelt organisaties in staat om noodzakelijke projecten in kaart te brengen en prioriteit te geven met als uiteindelijk streven het behalen van de gewenste organisatie doelstellingen. Meer info: www.microsoftio.com