Afgelopen week is er een delegatie van Macaw, waaronder ikzelf, naar Washington DC afgereisd om daar de SharePoint Best Practices conferentie bij te wonen, georganiseerd door Mindsharp. Het is mijns inziens een heel nuttige conferentie gebleken. Ik vond het persoonlijk leuk te zien dat heel veel bedrijven een stap verder zijn met MOSS2007, dan bijvoorbeeld een jaar geleden en dat de eerste generatie onwetendheid weg lijkt te zijn. Wat ook inhoudt dat mensen en bedrijven implementaties hebben gedaan en gezien, waar dingen goed of slecht zijn gegaan en er daadwerkelijk best practices te vertellen zijn.
Van de vele onderwerpen wil ik er eentje uitlichten hier, het onderwerp “Governance”. Dit onderwerp kwam veel aan het licht op de conferentie en mijns inziens niet zomaar. Ik denk namelijk dat door de grootte van het platform, de onbekendheid en de onverwachte grote technische, maar misschien nog wel grotere zakelijke uitdagingen, veel bedrijven zijn aangelopen tegen een zekere oncontroleerbaarheid en wildgroei van problemen.
Ook is gebleken dat men soms een technisch goed product heeft neergezet, maar dat het uiteindelijk niet goed gebruikt wordt. Gebruikersacceptatie is wellicht een ietwat onderbelicht onderwerp geweest de afgelopen jaren in de SharePoint wereld.
Een veelgehoorde ‘best practice’ was dan ook, zorg dat je als bedrijf een ‘governance plan’ opstelt, zorg dat dit bekend is bij iedereen en dat dit nageleefd wordt. Wat behelst dan zo een governance plan eigenlijk? Het is in principe een gids welk een set van regels en grenzen schetst met betrekking tot administratie en onderhoud plus support voor de SharePoint bedrijfsomgeving. Het plan identificeert wie eigenaar is van onderdelen van het platform op zowel technisch als zakelijk(!) gebied.
De onderdelen die van belang kunnen zijn voor je plan zijn:
Het algehele doel is om de omgeving managebaar te houden op beide voorgenoemde gebieden, dus zowel zakelijk als technisch. En dat op die manier de SharePoint implementatie één wordt met de organisatie en het bedrijf werkelijk gaat ondersteunen, gebruikersgemak en efficiëntie verhoogd. En dat de implementatie dus uiteindelijk geld gaat opleveren, wat volgens mij het oorspronkelijke doel is (ROI). Een goed plan helpt bij het voorkomen van wildgroei van websites en data en kan helpen bij bedrijfsbreed gebruik en acceptatie.
Meer informatie
Er is gelukkig veel informatie te vinden over governance en Microsoft heeft hier ook speciaal een onderdeel op technet aan gewijd. Om snel een goed idee te krijgen wat er nodig is voor een goed plan, raad ik aan de SharePoint Governance Checklist Guide te lezen en om het voorbeeld governance plan daar te bekijken.
Ook zeker een aanrader is om de best practice presentatie “ Taming the “Wild West” A Case Study in Governance” van Paul Gavin en Natalya Voskresenskaya te downloaden en te bekijken.