Vandaag viel mijn oog op een mooi voorbeeld, welk door Microsoft gratis beschikbaar wordt gesteld als template. Als u even meekijkt, dan laat ik u zien wat ik bedoel. Wat ik namelijk zoek is een integraal, eenvoudig te bedienen transparant platform, wat mij het leven als werknemer makkelijk maakt en daar voldoet het volgende voorbeeld precies aan.
Wat ik namelijk wil als werknemer, is eenvoud. Het volgende voorbeeld biedt dat, omdat ik kan werken met Microsoft Word, zoals ik gewend ben. Mijn werkgever daarentegen, verlangt consistentie. SharePoint kan er daarom voor zorgen dat men in een geselecteerde documentenbibliotheek, als men een nieuw document aanmaakt, daar gelijk een template aan kan koppelen. De doelen eenvoud en consistentie worden hier simpelweg al mee bereikt.
In dit voorbeeld heb ik een speciale documentenbibliotheek aangemaakt, in mijn documenten centrum (wat binnen het bedrijf de oude netwerkschijf vervangt) om mijn uitgaande rekeningen (invoices) in op te slaan. Ik wil een nieuwe rekening aanmaken en opslaan, dus ik klik op de ‘new’ button in deze bibliotheek in SharePoint.
Wat er nu gebeurt is dat mijn Ms Word applicatie opstart en een template vertoont, echter wat u op de volgende afbeelding gelijk zal opvallen is een nieuwe feature in Ms Word 2007, het document informatie panel. Dit staat bovenaan de pagina en zijn een aantal tekstboxen en selectiecriteria die ik bij het begin kan invullen. Daaronder ziet u gelijk de template voor de factuur.
Het handige is dat de eigenschappen die u boven het document ziet staan, ook als ‘placeholders’ in het document zijn opgenomen. Dit betekent dat als u de informatie bovenin in het panel invult, deze informatie gelijk beschikbaar komt op de juiste plek in het document. Bijzonder handig als u altijd een aantal vaste variabelen in een template dient in te vullen en ook eenvoudig met wijzigen achteraf. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk de tekstboxen voor te vullen met informatie waaruit gekozen kan worden.
Eenmaal de nodige eigenschappen ingevuld kan ik altijd nog gewoon in het document verder werken, mocht ik dat willen. In dit voorbeeld zou ik bijvoorbeeld mijn eigen bedrijfsinformatie nog in vullen en sla ik het document op, door op "opslaan" binnen Ms Word te klikken. Het document wordt dan echter niet op mijn lokale pc opgeslagen, maar direct in de online SharePoint bibliotheek. Het is vanaf dat moment voor het hele bedrijf, tenminste voor de mensen die toegang hebben tot deze bibliotheek, beschikbaar op het intranet en wordt gelijk geïndexeerd door de zoekmachine.
Na het opslaan wordt duidelijk dat de ‘placeholders’ in Ms Word nog een tweede belangrijke functie hebben. Deze eigenschappen zijn namelijk verbonden met de bibliotheek die voor de facturen is aangemaakt. En zoals op onderstaande afbeelding duidelijk wordt, zijn de eigenschappen nu ook automatisch gevuld binnen SharePoint!
Dit is natuurlijk uiterst krachtig, op deze manier is er gelijk metadata toegevoegd aan het document in het document management systeem. Deze metadata zorgt ervoor dat er veel betere zoekresultaten behaald kunnen worden, er kan op deze gegevens gezocht worden. Ook kan er op deze data gesorteerd, gegroepeerd en gefilterd worden.
Overigens werkt de verbinding twee kanten op, als de eigenschappen (metadata) binnen SharePoint worden aangepast, dan wordt deze ook automatisch in het Ms Word document aangepast, zonder dit te hoeven openen.
Als laatste is het binnen SharePoint bibliotheken mogelijk om ‘weergaves’ te definiëren, zo staat deze bibliotheek standaard op “Outstanding by Customers’, een weergave, die gegroepeerd per klant alle uitstaande facturen toont. Als ik in het ‘document informatie panel’ bovenaan in Ms Word het vinkje zet bij ‘ Payment Received’, oftewel betaling ontvangen, dan verdwijnt het document uit mijn standaard weergave. Het document staat dan nog wel in de bibliotheek, en is door een andere weergave te selecteren weer zichtbaar te krijgen. Voorbeelden van andere weergaven zijn ‘Alle facturen per klant’, “facturen welke over de vastgestelde betaal datum heen zijn” “Alle reeds betaalde facturen per klant” etc. Deze weergaven kunnen voor iedereen beschikbaar worden gemaakt door een beheerder. Het is ook nog mogelijk hier persoonlijke weergaves aan toe te voegen.
Kortom, ik heb in deze blog laten zien, dat een werknemer op eenvoudige wijze, binnen een vertrouwde applicatie, een document kan invullen. Terwijl de werkgever op een vriendelijke manier afdwingt op een consistente manier te werken en ervoor zorgt dat het document management systeem als vanzelf goed gevuld wordt met metadata. Deze metadata zorgt voor goede zoekresultaten binnen het intranet en kan voor zeer handige en eenvoudige overzichten binnen de bibliotheek zelf (of zelfs daarbuiten!) zorgen.
Naar mijn weten een goed voorbeeld van hoe Ms SharePoint 2007 in de combinatie met Ms Word 2007, krachtig kan worden ingezet binnen uw bedrijf!
Het voorbeeld template van de 'invoice document library' en in totaal 5 anderen kunnen hier worden gedownload en op eenvoudige wijze worden toegevoegd aan uw SharePoint (test)omgeving om te bekijken.